Digitale Vorreiterrolle: ALPLA’s Weg zu Copilot for Microsoft 365

ALPLA's Reise zur erfolgreichen Implementierung und Integration von Copilot for Microsoft 365 im Unternehmen.

Unternehmen

23.300 Beschäftigte
197 Niederlassungen
47 Länder

Branche

Entwicklung und Herstellung von innovativen Verpackungslösungen

Solvion Leistungen

Begleitung bei der Einführung von Copilot for Microsoft 365

ALPLA gilt mit seinen 23.300 Mitarbeiter:innen und 196 Niederlassungen in 47 Ländern als das weltweit führende Unternehmen in der Herstellung und Entwicklung von innovativen Verpackungslösungen aus nachhaltigen Kunststoffen. In der dynamischen Welt der Verpackungsindustrie, wo Effizienz und Innovation entscheidende Wettbewerbsfaktoren sind, hat sich ALPLA auch als Vorreiter im Bereich digitaler Arbeitsplätze positioniert. Ein Schlüsselelement dieser Vorreiterrolle war die Einführung von Copilot for Microsoft 365, unterstützt durch die Expertise von Solvion, einem Spezialisten für den digitalen Arbeitsplatz im Microsoft Umfeld. Dieser Beitrag skizziert ALPLA’s Reise zur erfolgreichen Implementierung und Integration von Copilot for Microsoft 365 in ihrem Unternehmen.

Die Ausgangssituation

Als einer der ersten sogenannten Early Adopter von Copilot for Microsoft 365 in Österreich stand ALPLA vor der Herausforderung, eine neue Technologie einzuführen, ohne auf Erfahrungen anderer Firmen zurückgreifen zu können. Die Verschwiegenheitspflicht im Early Adopter Programm erhöhte die Komplexität. Dennoch erkannte ALPLA schnell den Wert der Investition in Generative AI und entschied, diesen innovativen Weg zu beschreiten.

Der Weg zur Implementierung

Die Implementierung begann mit der Bildung eines Projektteams unter der Leitung von Gerd Emberson-Borufka, Digital Workplace Business Analyst und erfahrener Projektleiter bei ALPLA. Das Projektteam konzentrierte sich auf vier Hauptbereiche (1) Content-Readiness, (2) Technical Readiness, (3) Change Readiness und (4) People Readiness.

Das erfahrene Projektteam und die enge Zusammenarbeit mit Solvion ermöglichte es ALPLA, ihre Microsoft 365-Umgebung hinsichtlich dem Berechtigungsmanagement zu überprüfen, Datenschutzbedenken zu adressieren und die technische Bereitschaft sicherzustellen.

Ein entscheidender Aspekt war die Einbeziehung von Rechts- und Betriebsratsabteilungen zu einem frühen Zeitpunkt, um Bedenken bezüglich Datensicherheit und personenbezogenen Daten auszuräumen. Solvion unterstützte diese Bemühungen, indem sie kompetente Antworten lieferten und so eine solide Grundlage für den Start des Pilotprojekts schufen.

Wir haben festgestellt, dass die Einführung von Copilot for Microsoft 365 weniger ein rein technisches Thema ist, sondern vielmehr ein Thema von zielgerichtetem Adoption und Change Management und der richtigen Kommunikation ist.

Gerd Emberson-Borufka

Digital Workplace Business Analyst, ALPLA

Pilotphase und Feedback

Der Pilotprozess begann mit einer sorgfältig ausgewählten “First Flight Crew” aus dem Standort Hard, die aufgrund ihrer Heterogenität und bisherigen Erfahrungen in Digital-Workplace-Projekten ausgewählt wurde. Die Feedbackschleifen und regelmäßigen Austauschmöglichkeiten, einschließlich “Ask the Expert”-Sitzungen mit Solvion, ermöglichten es dem Projektteam, wertvolle Einblicke zu gewinnen und die Integration von Copilot for Microsoft 365 in die tägliche Routine der Mitarbeiter zu fördern.

Die Ergebnisse des Pilotprojekts waren überwältigend positiv. Die Nutzer empfanden Copilot for Microsoft 365 als einen wertvollen täglichen Assistenten, der in den täglich genutzten Office-Anwendungen wie Word, Outlook und Teams eingebunden ist und den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.

Die Rolle von Solvion

Solvion spielte eine entscheidende Rolle bei der Einführung von Copilot for Microsoft 365 bei ALPLA. Die Expertise im Bereich Adoption und Change Management war unverzichtbar für den Erfolg des Projekts. Das Team von Solvion half ALPLA bei der technischen Implementierung und bei der Generierung von spezifischen Copilot Use-Case für die ALPLA Mitarbeiter, die den Copiloten in deren täglichen Arbeitsalltag anwendbar machen. Gemeinsam wurden weitere gezielte Change Management Maßnahmen getroffen, wie die Gestaltung von Kommunikationsstrategien und spezifische Anwender-Trainings für die Flight Crew.

Mit seiner nahtlosen Integration in verschiedene Microsoft 365-Anwendungen nutzt Copilot effektiv vorhandene Daten. Das umfangreiche Wissen von Solvion in zwei dafür entscheidenden Bereichen – Microsoft 365 und generativer AI  – war eine Bereicherung für das ALPLA Projektteam.

Anita Fuchs

Head of Digital Workplace, ALPLA

Schlussfolgerung und Ausblick

ALPLA’s Erfahrungen mit der Einführung von Copilot for Microsoft 365 unterstreichen die Bedeutung von sorgfältiger Planung, kompetenter Unterstützung durch Partner wie Solvion und der aktiven Einbeziehung aller Stakeholder. Durch die erfolgreiche Implementierung hat ALPLA nicht nur seine Position als digitaler Vorreiter in der Produktionsbranche gefestigt, sondern auch gezeigt, dass die Adoption innovativer Technologien maßgeblich zur Effizienzsteigerung und Mitarbeiterzufriedenheit beitragen kann.

Die Abschlussphase des Pilotprojekts wurde Mitte März erfolgreich beendet und das Projekt ist nun in die Betreuung durch Solvion übergegangen. Mitarbeitende der ALPLA können den Copilot über ein Genehmigungsformular beantragen. Nach Erhalt der Genehmigung wird der Mitarbeitende in den Einführungsprozess für den Copilot aufgenommen und dadurch Teil einer unterstützenden Community, die dabei hilft, den Copilot effektiv in den täglichen Arbeitsablauf zu integrieren.

Für Unternehmen, die ähnliche digitale Transformationen anstreben, liefert ALPLA’s Reise wertvolle Einblicke und bestärkt die Bedeutung von Partnerschaften, die auf Expertise und gegenseitigem Vertrauen basieren. Gerne berät Sie das erfahrene Team von Solvion, wie auch Sie Ihre Reise zu Copilot for Microsoft 365 starten können.

ALPLA’s Weg zu Copilot for Microsoft 365 wurde erstmalig am Copilot Day Westösterreich 2024 präsentiert. Die Nachlese zum Event finden Sie hier.

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