Helle Freude mit der neuen Telefonie Lösung

Die Unternehmensgruppe XAL steht nicht nur für individuelle, technologisch einwandfreie und ästhetische Beleuchtungslösungen, sondern setzt auch im Bereich der digitalen Zusammenarbeit neue Maßstäbe. In einem spannenden Projekt gelang es uns, die gesamte Telefonieinfrastruktur der XAL zu modernisieren und zu zentralisieren. In einem aufschlussreichen Interview zwischen Ewald Murgg, Head of Communications Services bei Solvion und Norbert Pint, Head of IT bei XAL, sprechen die beiden über das gemeinsame Vorhaben.

Das Unternehmen XAL

Seit über 30 Jahren entwickelt das Unternehmen XAL gemeinsam mit Architekten, Designern und Planern individuelle Leuchten auf dem höchsten Stand der Technik, die durch Stil und Ästhetik überzeugen. Die Unternehmensgruppe XAL, mit dem Hauptstandort in Graz, beschäftigt aktuell 1.500 Mitarbeiter, und das an vier Produktionsstandorten rund um die Welt. Zusätzlich zu einem Design Center in Barcelona werden 40 Sales Standorte auf der ganzen Welt verteilt betrieben.

Der Mensch Norbert Pint

Besonders freut es uns als SOLVION, dass wir Norbert Pint als unseren zentralen Ansprechpartner für das Telefonieprojekt gewinnen konnten. Norbert Pint ist als Head of IT für die gesamte IT-Landschaft der XAL verantwortlich. Seine über 30-jährige Erfahrung in der IT machen sich dabei mehr als bezahlt.

Die Ausgangssituation

Bedingt durch die über die Jahre gewachsene Unternehmensstruktur waren an den Standorten viele unterschiedliche Telefonie-Systeme im Einsatz. Dazu gehörten Skype for Business, Avaya und Cisco, die noch dazu an unterschiedliche Provider angebunden waren. Dazu kommen noch zahlreiche und verschiedene analoge Telefongeräte. Nun war es für die XAL an der Zeit, neue Wege zu gehen und die Telefonie in der Unternehmensgruppe zu vereinheitlichen und zu modernisieren. In der Corona-Zeit hat sich Microsoft Teams bereits als zuverlässige Zusammenarbeitslösung bewährt. Daher war es naheliegend, Microsoft Teams auch durch die Telefonie-Funktionalität zu erweitern und diese unternehmensweit auszurollen. Somit wurde Ende 2020 mit einem ersten Konzeptionierungs-Workshops gestartet.

Die Herausforderungen auf dem Weg

Durch die stark gewachsene Infrastruktur, die aus unterschiedlichen Systemen bestand und teils dezentral verwaltet wurde, war es die Herausforderung, die Telefonie der gesamten Unternehmensgruppe auf Microsoft Teams umzustellen und vom Hauptstandort Graz zentral zu verwalten. Dabei sollte auch die Hardware reduziert werden, da diese noch aus vielen analogen Geräten und DECT Systemen bestand.

Die gemeinsame Lösung

Als gemeinsame Lösung wurde der Direct Routing Ansatz mit Microsoft Teams gewählt. Bei dieser Lösung werden an jedem Standort die Gespräche mit Microsoft Teams über einen sogenannten Session Border Controller, eine Art Gateway, zu dem jeweiligen Provider verbunden.

In der ersten Phase wurden die kleineren Standorte umgestellt, um das neue System kennenzulernen und sich mit der Materie vertraut zu machen. Wichtig dabei war zu verstehen, welche Logiken hinter Microsoft Teams stehen und wie diese in den einzelnen Standorten mit ihren eigenen Philosophien und Arbeitsweisen verwirklicht werden können. Das klare Projektziel war es einerseits, die bereits bestehenden Abläufe mit der neuen Technologie abzubilden, und andererseits die Vorteile der zentralen Verwaltung zu nutzen. Nachdem die Testphase an zwei Sales Standorten zufriedenstellend war, wurde auch der Hauptstandort Graz mit 600 Mitarbeitern auf die neue Telefonielösung umgestellt. Aufgrund der hohen Mitarbeiterzahl wurde in Graz der Weg der „sanften Migration“ gewählt. Dabei wurde die neue Lösung an die bestehenden Systeme angebunden, damit der Umstieg für die Mitarbeiter möglichst sanft vonstattenging.

In unserem Online-Event Maßgeschniederte Telefonielösungen für Ihre Unternehmen haben Ewald Murgg und Norbert Pint über das Cloud Telefonie Projekt der XAL Gruppe gesprochen. 

Road to Microsoft Teams bei XAL

Warum mit Solvion

SOLVION betreute die XAL Gruppe bereits vor dem Telefonieprojekt im SharePoint Umfeld. Aus dieser Zusammenarbeit heraus kamen auch Gespräche über ein mögliches Vorhaben im Bereich Telefonie ins Rollen. Durch die klare Positionierung von SOLVION als Microsoft Partner, der viele Bereiche der modernen, digitalen Arbeitswelt abdeckt (wie auch Telefonie mit Microsoft Teams), fiel die Entscheidung, einen ersten Proof of Concept zu starten.

An SOLVION schätzt Norbert Pint besonders die professionelle Zusammenarbeit über alle Bereiche hinweg: Vertrieb, Projektmanagement und Delivery. Besonders hebt er die kurzen und direkten Wege in der Projektkommunikation hervor. Laut Norbert Pint, hatte man das Gefühl, nicht mit einem externen Unternehmen zusammenzuarbeiten, sondern das Projekt innerhalb eines gemeinsamen Projektteams abzuwickeln.

Tipps zum Mitnehmen

Durch den Umstand, dass die über 40 Standorten teils mit sehr unterschiedlichen lokalen Providern ausgestattet waren, war es besonders wichtig, eine klare zeitliche Roadmap in der Umstellung zu definieren, damit das Projekt als Gesamtes nicht ins Stocken kommt. Durch die klare vorhergehende Analyse und Planung konnten Standorte teils in wenigen Tagen komplett umgestellt werden, und das ohne große Nachwirkungen.

Aus SOLVION Sicht wurden Benutzer-Schulungen stark forciert, damit die Mitarbeiter optimal für den Umstieg vorbereit wurden. Noch bevor die Endbenutzer geschult wurden, wurden bereits Schulungen für Administratoren und Key User durchgeführt, also ein kleinerer Personenkreis, der die Möglichkeit hatte, das System vorab kennen zulernen.

Nie außer Acht gelassen werden sollte die Komplexität einer über die Jahre gewachsenen Infrastruktur, wie sie bei der XAL vorlag. Es kann dabei gut vorkommen, dass Geräte von einzelnen Benutzern im Einsatz sind, die von der IT gar nicht mehr am Radar sind. Eine saubere Konzeptionierung ist somit unabdingbar, damit wirklich jeder Benutzer und jede Benutzerin abgeholt werden kann und auf den Stand der neuen Lösung gebracht wird.
Norbert Pint betont ebenfalls die Unterstützung von der Geschäftsführung, die das Projekt von Beginn an gutgeheißen hat und zu 100 Prozent hinter der neuen Lösung steht.

Wir bedanken uns bei Norbert Pint für das aufschlussreiche Interview und freuen uns auf viele weitere spannende Projekte gemeinsam mit XAL.

Copyright Header Bild: @XAL – https://www.xal.com/

Das gesamte Interview gibt es hier zum nachsehen:

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