Moderne Zusammenarbeit verpackt in einem Tool

ALPLA ist das weltweit führende Unternehmen in der Herstellung und Entwicklung von innovativen Verpackungslösungen aus Kunststoff. Auch bei der internen Zusammenarbeit setzt ALPLA auf Innovation. Rechtzeitig vor der Corona-Pandemie ist ALPLA mit SOLVION in ein neues Projekt gestartet. Das Ziel: Bestehende Prozesse und Bereiche für Zusammenarbeit in die Cloud zu bewegen und somit einen zentralen Hub für digitale Zusammenarbeit zu etablieren. In einem aufschlussreichen Interview gibt uns Evelyn Igerz, Digital Workplace Specialist bei ALPLA, spannende Einblicke in das gemeinsame Projekt.

Das Unternehmen ALPLA

Die ALPLA Unternehmensgruppe, die noch immer in Familienhand ist, wurde vor über 60 Jahren gegründet und steht für fortschrittliche Verpackungslösungen aus Kunststoff. Das spiegelt sich auch in den Unternehmenszahlen wider:

• 22.100 Beschäftigte
• 177 Niederlassungen weltweit
• 45 Länder

Die jahrzehntelange Erfahrung in der Verarbeitung von Kunststoffen fließt in die individuelle Beratung der Kunden ein, egal ob es sich um Design, Materialwahl oder die passende Produktionstechnologie handelt. ALPLA entwickelt gemeinsam mit seinen Kunden wettbewerbsfähige, hochwertige und attraktive Verpackungslösungen. Das Ziel ist es, mit kontinuierlicher Verbesserung und neuen Lösungsansätzen die Zukunft der Verpackungsindustrie aktiv zu gestalten und den Geschäftserfolg der Kunden sicherzustellen.

Der Mensch Evelyn Igerz

Evelyn Igerz hat die Aufgabe, den Digital Workplace bei ALPLA weiterzuentwickeln und auszubauen. Dabei ist sie auch zuständig für die adäquate Begleitung solcher global angelegten Change Prozesse. Seit mehr als 10 Jahren ist Evelyn bei ALPLA beschäftigt. Gerade im SharePoint Bereich hat sie in dieser Zeit viele Projekte zu Migration und Updates begleitet und durchgeführt. Im Fokus standen dabei immer die Begleitung und Qualifizierung von Endbenutzern.

Die Ausgangssituation

Evelyn erinnert sich zurück an die Situation vor 2 Jahren. Damals waren 8 dezentrale SharePoint 2013 Farmen im Betrieb. Der SharePoint wurde hier für unterschiedlichste Business Cases verwendet. Er diente als Basis für die Newsverteilung im klassischen Intranet, aber auch als Kollaborations-Plattform für das Projektmanagement. Die alte SharePoint Generation bedingte, dass Zusammenarbeit und Kommunikation nicht in einer Applikation gebündelt werden konnten, sondern immer mehrere Tools wie Outlook, der Internet-Browser und Skype for Business für Telefonie & Mee-tings parallel verwendet werden mussten.

Aufgrund dieser dezentralen Infrastruktur konnte auch keine Enterprise Search (= globale Inhalts-Suche) realisiert werden. Es gab keine globale Landingpage, im Gegenteil, es existierten 11 regionale Landingpages. Die Inhalte auf den jeweiligen SharePoint Sites waren bunt durchmischt, so gab es Intranet-Inhalte auf der gleichen Seite wie Projektinhalte. Zudem existierten teilweise spezielle Lösungen auf den einzelnen Sites, womit das Berechtigungsmanagement für die Endbenutzer besonders erschwert wurde.

Die Herausforderungen auf dem Weg

Die Zielvorgaben waren hoch, dementsprechend galt es auch gewisse Stolpersteine aus dem Weg zu räumen. Der zukünftige Einsatz von neuen Applikationen wie Microsoft Teams, SharePoint Online und das Intranetkonzept mussten neu definiert werden. Es galt zudem herauszufinden, wie diese Änderungen den Mitarbeitenden vermittelt werden, um die Akzeptanz der Endbenutzer zu erhalten. Klar war von vornherein, dass es sich nicht um ein rein technisches Projekt handelt, sondern vielmehr um einen kompletten Wandel im Denkmuster auf organisatorischer Ebene. Da sich dabei die Organisation neu aufstellen musste, wurden wichtige Stakeholder schon zu Beginn mit ins Projekt-Boot geholt. Wichtig war es, auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Abteilun-gen einzugehen, damit die Kompetenzen in der neuen Lösung optimal abgebildet und vermittelt werden können.

Die gemeinsame Lösung

ALPLA setzt bei der neuen Intranetlösung auf die Technologiebasis von Valo Intranet. Das neue Intranet wurde global ausgerollt, damit jeder Benutzer weltweit dieselbe Landingpage vorfindet. Diese Einstiegsseite wird dynamisch anhand der Eigenschaften des jeweiligen Benutzers angepasst (Sprache, Standort, Abteilung etc.). Somit gelingt es, die individuellen Interessen auf der neuen Landingpage optimal abzubilden, um die Seite als Gesamtes attraktiver zu gestalten.

Außerdem ist die Landingpage die Heimat aller internen News im gesamten Unternehmen. Bei einem globalen Unternehmen in 45 Ländern gibt es natürlich nicht nur eine Sales-Abteilung oder nur eine Technik-Abteilung, sondern viele verschiedene. Jede Organisationseinheit hat nun die Möglichkeit, sich zu präsentieren und vorzustellen. Mit Valo Teamwork kann ALPLA sicherstellen, dass alle Endbenutzer weltweit unkompliziert neue Arbeitsbereiche erstellen können – und das ganze direkt aus dem Teams-Client, ohne ein Fenster zu wechseln. Das neue und intuitive Dashboard löst die alte, eher sperrige Navigation, wie man sie aus SharePoint 2013 kennt, ebenfalls ab. Die Brücke zwischen Microsoft Teams und SharePoint Online übernimmt Valo Connect und sorgt somit für einen zentralen Platz für die Zusammenarbeit.

Zusammenfassend bewerkstelligte die Lösung von SOLVION und Valo die saubere Trennung von Information und Zusammenarbeit, einerseits mit Valo Intranet, andererseits mit Valo Teamwork. Als Vermittler dieser beiden Technologien fungiert Valo Connect.

Valo Teamwork + Valo Connect Dashboard

Warum mit Solvion

Mit SOLVION fand man einen Sparringspartner, mit dem ganzheitliche Konzepte entwickeln und implementiert werden konnten. Besonders hebt Evelyn die Kombination zwischen Erfahrungswerten aus Projekten von vergleichbaren Unternehmen und das Wissen über die eigene Organisation hervor, welches aus der langjährigen Zusammenarbeit aus vergangenen Projekten resultiert. Auch die Expertise in der Valo Produktpalette war ausschlaggebend für die Entscheidung das Projekt mit SOLVION zu realisieren. Als global tätiges Unternehmen, wie es ALPLA mit 177 Standorten in 45 Ländern ist, benötigt die Unternehmensgruppe einen verlässlichen und stabilen Partner, der auch pragmatische Ansätze verfolgen kann. Wenn sich Evelyn bei Ihren Kolleginnen und Kollegen umhört, spürt sie die Begeisterung für die neue Lösung – ein Zeichen für die hohe Akzeptanz der End-benutzer.

Tipps zum Mitnehmen

Eines der wichtigsten „Lessons Learned“ bringt Evelyn auf den Punkt: Perfektionismus ab Stunde 0 ist Utopie. Besser ist es, sich zu vergegenwärtigen, was aktuell gut läuft und man beibehalten möchte und was neu hinzukommen oder verbessert werden kann.

Somit bleibt laut Evelyn nämlich der gute Teil, der bereits Akzeptanz erfahren hat, gewahrt und die wirklichen Veränderungen werden positiv aufgenommen, da diese tatsächliche Verbesserungen darstellen. Daraus hat sich auch der interne Leitspruch der ALPLA IT ergeben: „Wir ehren das Alte und begrüßen das Neue.“
Weiters führt Evelyn an, dass derartige Projekte viel Vorbereitung benötigt, speziell in der Anfangsphase. Ab und zu braucht es aber auch einfach Mut zur Lücke, wobei Fehlendes nachträglich ergänzt werden kann. Nichts ist in Stein gemeißelt – laut Evelyn das Tolle in der IT. Der Feinschliff passiert kontinuierlich und oft automatisch aufgrund von Weiterentwicklungen an der Lösung. Damit dies gelingt, sollte jedoch immer die vorab erarbeitete Roadmap im Auge behalten werden.

Wir bedanken uns bei Evelyn Igerz für das aufschlussreiche Interview und freuen uns auf viele weitere spannende Projekte gemeinsam mit ALPLA.

Copyright Header Bild: @ALPLA – https://www.alpla.com/de

Das gesamte Interview gibt es hier zum nachsehen: