International vernetzt mit moderner Telefonie

Die Umdasch Gruppe ist eines der größten Unternehmen Österreichs und stets danach bestrebt, technologisch immer am aktuellsten Stand zu sein. Aus diesem Antrieb heraus setzt die Umdasch Gruppe mit Ihrer modernen Telefonielösung neue Maßstäbe in der Unternehmens­kommunikation. Wir als SOLVION durften dieses Projekt mit unserer Expertise begleiten.

Die Umdasch Gruppe

Mit knapp 8.300 Mitarbeitenden an mehr als 170 Standorten auf 5 Kontinenten zählt die Unternehmensgruppe zu den größten Unternehmen Österreichs. Mit seiner mehr als 150-jährigen Geschichte steht das Familien­unternehmen für die klassischen Werte des nachhaltigen Unternehmertums: Verlässlichkeit, Vertrauen, Verantwortung. International erfolgreich zu sein verlangt eine globale Perspektive, die konsequente Orientierung an den Weltmärkten, den ständigen Willen zur Veränderung und die Bereitschaft zu Flexibilität und Dynamik. Die Verbindung dieser beiden Aspekte stellt den Erfolg der Umdasch Gruppe dar.

Unter dem Dach der Umdasch Group befinden sich drei Unternehmen.

• Doka zählt zu den weltweit führenden Unternehmen für innovative Schalungen, Lösungen und Dienstleistungen in allen Bereichen des Baus
• Umdasch The Store Makers ist Spezialist in der Gestaltung von Ladeneinrichtungen
• Die Umdasch Group Ventures beschäftigt sich mit neuen Technologien am Bau und im Handel

Die Ausgangssituation

Innerhalb der Unternehmensgruppe setzte man ursprünglich auf eine analoge Alcatel Telefonanlage. Aufgrund der hohen Wartungskosten und den fehlenden Schnittstellen zum digitalen Arbeitsplatz der Alcatel Anlage, entschied man sich dieses System durch eine VoIP Telefonanalage Schritt für Schritt abzulösen.

Nach gründlicher Abwägung fiel die Wahl auf Microsoft als Plattform für Unified Communications & Collaboration. Während der Übergangsphase betrieb man die analoge Alcatel Telefonanlage und Microsoft Skype for Business parallel im Hybridbetrieb. Mittlerweile setzt die Umdasch Gruppe bereits flächendeckend auf Microsoft Teams als Plattform für Collaboration, Meetings, Telefonie und mobiles Intranet.

Die gemeinsame Lösung

Die aktuell im Einsatz befindliche Lösung beruht auf den Direct Routing Ansatz von Microsoft Teams. Bei dieser Lösung werden an jedem Standort die Gespräche mit Microsoft Teams über einen sogenannten Session Border Controller (SBC), eine Art Gateway, zu dem jeweiligen Telefonie-Provider verbunden. Die Gateways können dabei selbst betrieben oder wie im Falle der Umdasch Gruppe auch als gehostete SIP Services extern betrieben werden.

In der ersten Phase wurden die großen Standorte in Österreich wie das HQ in Amstetten sowie größere Standorte in Deutschland umgestellt, um das neue System auf Herz und Nieren im täglichen Betrieb zu evaluieren. Wichtig dabei war zu verstehen, welche Logiken hinter Microsoft Teams stehen und welche Veränderung Teams für den Arbeitsalltag der Endbenutzer:innen, aber auch für die IT mit sich bringen. In der zweiten Phase werden nach und nach die weiteren internationalen Standorte von Microsoft Skype for Business auf Microsoft Teams umgestellt.

Die Herausforderungen auf dem Weg

Da alle weltweiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Umdasch Gruppe es lange Zeit gewohnt waren, mit einem klassischen Hardware-Telefon zu telefonieren, herrschte anfänglich Skepsis gegenüber der neuen Computer Software Applikation und Headset. S. Treiber erwähnte jedoch, dass sich diese Skepsis dank gezielter Proof of Concept (PoC) und Workshops sowie der deutlich verbesserten Benutzererfahrung des neuen Systems innerhalb weniger Monate in Luft auflöste. Heute kann sich kein Mitarbeiter mehr vorstellen, mit einem klassischen analogen Telefon mit Hörer und Schnur zu telefonieren, so das Statement von Herrn Treiber.

Warum mit Solvion

Die Zusammenarbeit zwischen SOLVION und der Umdasch Gruppe besteht schon seit vielen Jahren. Zu dieser Zeit war die Umdasch Gruppe auf der Suche nach einem zuverlässigen Partner für die Umstellung auf eine moderne VOIP Lösung und erhielt dabei eine Empfehlung für SOLVION. Nach den ersten Gesprächen und einem mehrtägigen Workshop wurde schnell klar, dass eine langfristige Partnerschaft angestrebt wird.

Seit Beginn der Zusammenarbeit wurde die Umdasch Gruppe von dem routinierten Team bei SOLVION begleitet, was zu einem engen Vertrauensverhältnis und kurzen Kommunikationswegen führte. Herr S. Treiber betonte im Interview daher immer wieder die wichtige Bedeutung der menschlichen Komponente in der Zusammenarbeit. Stets lag das gemeinsame Interesse daran, lösungsorientiert zu denken und zu arbeiten sowie die individuelle Situation der beteiligten Personen zu berücksichtigen.

Tipps zum Mitnehmen

Jedes Unternehmen hat einen gewissen Stil in der Art und Weise derartige Vorhaben umzusetzen. Die Umdasch Gruppe verfolgte hier den Step-by-Step Ansatz, bei dem das Projekt bewusst in Zwischenziele eingeteilt wurde und die Arbeitspakete Schritt für Schritt abgearbeitet werden. So kann wesentlich flexibler auf Veränderungen reagiert werden bzw. bei gewissen Dingen im Projektverlauf nachgeschärft werden.

Bei der Anbindung von internationalen Außenstandorten kamen bei der Umdasch Gruppe verschiedene Telefonie-Provider zum Einsatz. Dieser Umstand sollte von Beginn an mitbedacht werden, da oft lokale Unterschiede zwischen den Providern vorherrschen und so ein gewisser administrativer Aufwand entsteht.

Besonders entscheidend bei jeder größeren System-Umstellung ist es, die Endbenutzer:innen von Anfang an abzuholen und mitzunehmen. Dies gelingt vorzugsweise durch Awareness Kampagnen und zielgerichteten Workshops.

Wir bedanken uns bei Herrn S. Treiber für das aufschlussreiche Interview und freuen uns auf viele weitere spannende Projekte gemeinsam mit der Umdasch Gruppe.

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