Shared Channels in Microsoft Teams

Es gibt eine große Veränderung bei Microsoft Teams: Zusätzlich zu öffentlichen und privaten Kanälen ist ab sofort nun auch möglich mit sogenannten Shared Channels zu arbeiten. Dieses neue Feature bringt erhebliche Erleichterungen in der Zusammenarbeit mit Personen aus anderen Teams oder Unternehmen mit sich. Dieser Beitrag soll den Leserinnen und Lesern dabei helfen, das Konzept hinter Shared Channels besser zu verstehen. Zusätzlich zeigen wir auf, wann sich das Arbeiten mit Gastbenutzern oder mit den freigegebenen Kanälen besser eignet. Weiters wird die Implementation solcher Kanäle einfach aufbereitet, wodurch der Einsatz von Shared Channels hürdenlos stattfinden und dadurch ein Mehrwert am digitalen Arbeitsplatz generiert werden kann.

1. Herausforderungen
2. Was sind Shared Channels?
3. Wie können Shared Channels erstellt werden?
4. Shared Channels mit externen Benutzern teilen
5. Limitationen
6. Fazit

Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit Personen aus anderen Organisationen

Microsoft Teams ist in den meisten Unternehmen als vollumfängliche Plattform für  Kommunikation und Zusammenarbeit nicht mehr aus dem digitalen Arbeitsalltag wegzudenken. Das Arbeiten in mehr als einer Teams-Organisation (einem sogenannten Teams-Tenant) stellt einen oft vor Herausforderungen.

• • Man erhält keine unmittelbaren Benachrichtigungen, wenn etwas in einem externen Tenant gepostet wird.
  • Benachrichtigungen erhält man meinst stark zeitversetzt.
  • Ganze Chat-Nachrichten können nur eingesehen werden, wenn der Tenant gewechselt wird.

Das Arbeiten am digitalen Arbeitsplatz hat man sich so nicht vorgestellt!

Was sind nun Shared Channels genau? 

Shared Channels sind eine eigene Art von Teams-Kanal, die es erlaubt, Personen, die nicht Teil des entsprechenden Teams-Teams sind, zum Kanal hinzuzufügen und Informationen und Dateien mit ihnen zu teilen.

Wie werden solche Shared Channels nun implementiert? Um Benutzer:innen die Möglichkeit zu bieten, Shared Channels zu erstellen, müssen von der IT im Vorhinein im Teams Admin Center folgende Einstellungen vorgenommen werden.

Shared Channels erstellen

Sobald diese Einstellungen vorgenommen wurden, können Shared Channels in einem Teams-Team hinzugefügt werden. Das funktioniert gleich wie bei normalen Kanälen: Auf die drei Punkte neben einem Team klicken und dann „Kanal hinzufügen“ auswählen. Nun wird man zu folgendem Fenster geleitet.

Unter dem Punkt Datenschutz kann nun „Freigegeben“ ausgewählt werden, was nach Bestätigung zur Erstellung eines Shared Channels führt

Danach wird man direkt zu einem Fenster geführt, wo man Benutzer zum Kanal hinzufügen kann. Hier muss noch kein Benutzer eingetragen werden. Shared Channels erkennt man sofort an einem kleinen Symbol rechts neben dem Kanalnamen, wie es in der nächsten Grafik einsehbar ist. Wenn man nun auf die drei Punkte bei einem Shared Channel klickt und „Kanal freigeben“ auswählt, erhält man drei Möglichkeiten den Kanal zu teilen:

• Mit (intern & extern)
• Mit einem Team
• Mit einem Team, das Sie besitzen

Teilen mit Personen

Der Kanal wird für einzelne Benutzer freigegeben. Der Benutzer erhält eine Benachrichtigung in Teams und kann von nun an im Kanal arbeiten, ohne Teil des tatsächlichen Teams zu sein.

Teilen mit einem Team

Wenn man den Kanal mit einem Team teilen möchte, fügt man nicht die einzelnen Mitglieder selbst hinzu,  sondern den Teambesitzer. Dieser erhält dann eine Benachrichtigung, um die Einladung anzunehmen oder abzulehnen. Wenn der Teambesitzer die Einladung annimmt, hat das ganze Team Zugriff auf den ausgewählten Shared Channel.

Teilen mit einem Team, wo Sie Besitzer sind

Diese Möglichkeit funktioniert ähnlich, wie das Teilen mit einem Team, nur dass der Genehmigungsschritt ausgelassen wird und man selbst direkt das Team auswählen kann, mit dem man den Kanal teilen will.

Mit externen Benutzern teilen

Das interessanteste Feature der Shared Channels ist die Möglichkeit, Kanäle auch mit externen Benutzern zu teilen. Das erspart den Wechsel von einem Teams-Tenant zum anderen, weil der gewünschte Kanal im eigenen Teams-Client aufscheint. Auch Benachrichtigungen werden direkt im Aktivitäts-Feed angezeigt.

Damit das funktionieren kann, muss ein Trust  (eine Art Vertrauensverhältnis) zwischen dem eigenen Tenant und dem externen  Tenant hergestellt werden. Dazu sind Einstellungen im Azure Active Directory beider Tenants notwendig. Wenn diese Einstellungen von Ihrem IT-Admin bereits getätigt wurden, dann springen Sie doch zu User Guide: Mit externen Benutzern teilen

Admin Guide: Trust herstellen

Azure Active Directory -> External Identities -> Mandantenübergreifende Zugriffseinstellungen (Cross-tenant access settings)

In diesem Menü lässt sich nun das Vertrauen zu einer anderen Organisation herstellen. Hierfür auf „Organisation hinzufügen“ klicken und die Tenant ID bzw. den Tenant-Namen des anderen Unternehmens eintragen.

Sobald eine valide TenantID oder ein valider Name eingetragen wurde, wird die Organisation in der darunterliegenden Liste angezeigt. Nun müssen noch die Berechtigungen, die sowohl für ausgehenden (outbound) als auch für eingehenden (inbound) Datenverkehr    zuständig    sind, bestimmt werden. Grundsätzlich betreffen diese Einstellungen die Zusammenarbeit mit einer anderen Organisation. Unter folgendem Link können die genauen Auswirkungen der verschiedenen Einstellungen in diesem Bereich nachgelesen werden https://learn.microsoft.com/de-de/azure/active-directory/external-identities/cross-tenant-access-overview

Bei den ausgehenden Einstellungen, wird bestimmt, ob Benutzer aus dem eigenen Tenant zu Shared Channels aus dem anderen Tenant hinzugefügt werden können. Die eingehenden Einstellungen bestimmen, ob Benutzer aus der konfigurierten Organisation zu Shared Channels aus dem eigenen Tenant hinzugefügt werden können. Diese Einstellungen können für jede Organisation, der man vertraut, individuell bestimmt werden. Hierbei ist die deutsche Übersetzung im Azure Portal leider nicht optimal, da zweimal „… ausgehender Datenverkehr“ betitelt wird. Die linke Spalte kümmert sich um eingehende und die rechte Spalte um ausgehende Einstellungen.

Um die Funktionalität der Shared Channels zu erlauben, muss für beide Richtungen die „Direkte B2B-Verbindung“ konfiguriert werden (setzt aber voraus, dass externe Benutzer grundsätzlich als Gäste eingeladen werden dürfen -> B2B Collaboration). Hier muss der Zugriff zugelassen werden. Weiters kann man noch Gruppen oder User bestimmen, die die jeweilige Funktionalität nutzen können.

Diese Einstellung muss insgesamt viermal getätigt werden: Auf beiden Tenants für eingehende und ausgehende Verbindungszugriffe. Wie so oft in der Microsoft 365-Welt  kann es dauern, bis externe User bei Shared Channels zur Auswahl stehen, jedoch sollte nach maximal 24 h alles übernommen worden sein.

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User Guide: Mit externen Benutzern teilen

Eine kleine Besonderheit gibt es noch beim Auswählen von externen Benutzern für Shared Channels: Bevor man einen externen Benutzer zum ersten Mal hinzufügen kann , muss man ihn mit der vollständigen Microsoft E-Mail-Adresse suchen. Dann sollte der Benutzer gefunden werden und man kann ihn hinzufügen. Gekennzeichnet sind solche User oder Kanäle nun nicht mehr mit dem Suffix (Gast), sondern mit (Extern).

Damit ein Benutzer, der nicht Teil des Teams ist, auf die Dateien aus dem freigegebenen Channel zugreifen kann, benötigt er die entsprechenden Berechtigungen auf die dazugehörige SharePoint-Seite. Hierbei wird für jeden Kanal eine eigene Webseite erstellt, auf die alle Mitglieder des Shared Channels Zugriff haben. Diese Berechtigungen richten sich immer nach der Teams-Berechtigungsstruktur und können nicht separat auf der Webseite angepasst werden. Mitglieder des Teams, die aber nicht Teil des Shared Channels sind, erhalten keine Berechtigungen auf die SharePoint-Webseite.

Limitationen

Auf den ersten Blick bringen Shared Channels eine Vielzahl von Möglichkeiten, die im digitalen Arbeitsalltag genutzt werden können. Jedoch gibt es auch ein paar Besonderheiten und Grenzen, die von diesem Feature nicht überwunden werden können. Die technischen Grenzen werden in folgender Tabelle von Microsoft aufgezeigt.

Weitere Einschränkungen:

• Externe Benutzer müssen über ein Arbeits-, Schul- oder Universitätskonto in Azure AD verfügen. Private Benutzer, wie zum Beispiel ein Gmail oder ein Hotmail Benutzer können nicht zu Shared Channels hinzugefügt werden.
• In Shared Channels können keine Registerkarten für Stream, Planner und Forms eingerichtet werden.
• Bots, Connectors und Nachrichtenerweiterungen werden ebenfalls nicht unterstützt.

Fazit

Da das Thema noch sehr jung ist, gibt es naturgemäß noch wenige Erfahrungswerte am Markt. Dennoch haben wir uns dazu die ersten Überlegungen gemacht:

• Shared Channels vs. eigenes Teams (mit Gastuser): Ob man über Shared Channels zusammenarbeiten möchte oder ein eigenes Teams für ein Projekt oder eine Zusammenarbeit erstellt wird, in welches alle betroffenen Personen – externe Benutzer als Gastuser – eingeladen werden, ist die Gretchenfrage, die sich stellt. Diese Entscheidung sollte von dem Umfang der Zusammenarbeit abhängen; als Beispiel:
  • Schnittstellen-Kommunikation zwischen zwei Abteilungen: Zwei interne Abteilungen, die einen gemeinsamen Austausch-Bereich wollen, ohne ein weiteres Team dafür erstellen und benutzen zu müssen, werden sehr glücklich über einen Shared Channel sein. Dieser ist dann einfach Bestandteil des jeweiligen Abteilungsteams und kann effektiv im Arbeitsalltag verwendet werden, ohne dass die gegenüberstehende Abteilung Zugriff auf das ganze Team bekommt.
  • Projektzusammenarbeit mit Externen: Für ein Team, das für den Austausch mit einem externen Kunden/Partner verwendet wird, ist abzuwägen, wie intensiv und umfassend zusammengearbeitet wird.
    • Steuert der Externe nur ein gut abgegrenztes „Teilprodukt“ zum Projekt bei, wird man mit einem Shared Channel alle Anforderungen der Zusammenarbeit erfüllen können.
    • Arbeitet der Externe als vollwertiges Projektmitglied im Projekt mit, wird es hingegen eher kontraproduktiv sein, innerhalb des Projektteams nur einen Shared Channel zu haben, um mit dem Externen zusammenzuarbeiten, weil die restliche Projektkommunikation/-zusammenarbeit an ihm vorbeigehen wird. Zudem würden in der Zusammenarbeit Features wie der Planner (der bei Shared Channels nicht verfügbar ist) beispielsweise fehlen. Deshalb wäre hier ein Teams-Team, das in Kanäle unterteilt ist, die jeweils einen Aspekt oder ein Thema des Projektes behandeln, sinnvoll.

Zusammenfassend bieten Shared Channels tolle Möglichkeiten, um sich die digitale Arbeitswelt zu erleichtern, vor allem wenn man in mehreren Teams-Organisationen arbeitet und Teams in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit einsparen möchte.

Natürlich erfordern die erweiterten Möglichkeiten eine Anpassung bestehender Governance-Richtlinien, um die Übersichtlichkeit und Konsistenz innerhalb Microsoft Teams zu wahren. Benutzer können schnell den Überblick verlieren, wer zu welchem Team und wer zu welchem Shared Channel gehört, wodurch das Risiko erhöht wird, dass man Dateien im falschen Kontext teilt, und Personen, die keinen Zugriff darauf haben sollten, Zugriff gibt.

Neben wenigen Einschränkungen bieten sie große Vorteile in der Zusammenarbeit mit externen und internen Benutzern.