Microsoft Copilot gilt als der revolutionäre KI-Assistent von Microsoft. Bereits im Oktober 2023 haben wir 100% unserer Mitarbeiter mit Copilot ausgestattet. Dies war auch der Startschuss für die ersten Kundenworkshops. Von da an begleiten wir aktuell rund 20 Kunden, darunter auch die ALPLA group, bei der Integration von Copilot im Unternehmen. Nun können wir bereits erste Schlüsse ziehen und möchten unsere Vorgehensweise und Erfahrungen in diesem Blogbeitrag teilen.

In unseren Kundenprojekten hat sich herauskristallisiert, dass die Einführung von Copilot weniger ein technisches Thema ist, sondern viel mehr ein Thema von zielgerechtem Adoption und Change Management und der richtigen Kommunikation gegenüber den (potentiellen) Copilot Usern im Unternehmen. Sprich, wie schafft man es als Unternehmens die Mitarbeiter vor Beginn an abzuholen und für dieses neue KI-Tool zu begeistern, um tatsächlichen Mehrwert für alle zu generieren.

Wir stellen Ihnen nun unsere Solvion Copilot Journey vor, wie wir unsere Kunden auf Ihre Reise zu einem neuem Arbeitserlebnis mit Microsoft Copilot begleiten.

Onboarding: Strategischer “Art of the Possible” Workshop: Welcher Copilot passt zu mir

Diese erste Phase umfasst einen praktischen Workshop, in dem wir uns mit der KI-Strategie des jeweiligen Unternehmens auseinandersetzen und geeignete Anwendungsfälle untersuchen, die auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten sind. Wir prüfen, welche Copilot-Variante für die spezifischen Anwendungsfälle des Kunden geeignet ist. Dieser Workshop dient dazu, eine Vision zu schaffen und herauszufinden, wie Copilot die täglichen Abläufe und langfristigen strategischen Ziele des Kunden beeinflussen kann.

Ready for Take off: Technische und Adoption Ebene

Nachdem im Art of the Possible Workshop geklärt wurde, welche Copilot Services für die das Unternehmen in Frage kommen, verfolgt die weitere Reise zur Einführung von Copilot einen dualen Ansatz, der sowohl die technische Ebene als auch die Adoption (Akzeptanz) im Unternehmen berücksichtigt. Laufendes Projektmanagement in Form von regelmäßigen Jour Fixe Terminen dient zur Koordination dieser beiden Ebenen. In den weiteren Ausführungen wird angenommen, dass sich der Kunde für Copilot for Microsoft 365 entschieden hat.

Die Technische Ebene

Bevor mit der weiteren Implementierung von Copilot für Microsoft 365 fortgefahren werden kann, müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Der technische Stream befasst sich mit der Deployment Readiness, Datensicherheit, Governance & Compliance und der Möglichkeit, Copilot durch Plugins und Konnektoren zu erweitern. Dieser umfasst zwei Bereiche:

Technical Readiness

In diesem Bereich werden die technischen Rahmenbedingungen für die Nutzung von Copilot festgelegt. Dazu gehören Aspekte wie Bereitschaft zur Bereitstellung, Sicherheit, Compliance und die Möglichkeit, Copilot durch Plugins und Konnektoren zu erweitern. Der Aufwand hängt von der aktuellen Situation des Kunden und den zu unterstützenden Anforderungen ab.

Extensibility Readiness

Hier wird ein Konzept zur Erweiterung von Copilot für Microsoft 365 basierend auf den Anforderungen und Anwendungsfällen des Kunden erstellt. Dabei werden Voraussetzungen definiert und Anforderungen analysiert. Ein Aktionsplan für die Erweiterung von Copilot für Microsoft 365 wird in einem separaten Projekt festgelegt.

Die Adoption Ebene

In unseren Kundenprojekten hat sich herauskristallisiert, dass die Einführung von Copilot weniger ein rein technisches Thema ist, sondern viel mehr ein Thema von zielgerechtem Adoption und Change Management und der richtigen Kommunikation gegenüber den (potentiellen) Copilot Usern im Unternehmen.

Der Adoption (Akzeptanz) Stream stellt sicher, dass die Organisation hinsichtlich der Unternehmenskultur und der Unternehmensprozesse bereit ist, Copilot zu einzuführen. Hierbei liegt der Fokus auf Change Management und Benutzerschulung. Eine zentrale Bedeutung nimmt dabei die sogenannte “FlightCrew” ein, auf die im weiteren Verlauf dieses Beitrages eingegangen wird. 

Die FlightCrew: Ihre Reisebegleiter

Zu Beginn der Reise empfehlen wir einem jedem Unternehmen eine sogenannte FlightCrew zusammenzustellen. Die FlightCrew ist nicht nur eine Gruppe von KeyUsern, sondern auch Botschafter und Pioniere des unternehmerischen Wandels. Sie sind die ersten, die die neuen Tools und Prozesse kennenlernen und testen. Sie sind auch diejenigen, die ihr Wissen und ihre Erfahrungen an ihre Kollegen weitergeben, um eine reibungslose Implementierung von Copilot for Microsoft 365 im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Der Kommunikationsplan: Unser Reiseführer

Ein effektiver Kommunikationsplan ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Projekts. Er stellt sicher, dass alle Beteiligten über den Fortschritt des Projekts informiert sind und dass alle auf dem gleichen Stand sind. Der Kommunikationsplan legt auch die Erwartungen an die Kommunikation fest, einschließlich der Häufigkeit und der verwendeten Kanäle.

FlightCrew Workshops und TravelPacks: Unsere Reiseroute

Die TravelPacks sind maßgeschneiderte Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Sie sind das Ergebnis intensiver Workshops, in denen die FlightCrew ihre täglichen Arbeitsprozesse und Erfahrungen teilt. Diese Workshops sind interaktiv und kollaborativ, um sicherzustellen, dass die TravelPacks wirklich die Bedürfnisse der Benutzer widerspiegeln.

Onboarding und Testing: Unser Probeflug

Das Onboarding und die Testingphase sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Implementierung von Copilot for Microsoft 365 erfolgreich ist. Während dieser Phase wird die FlightCrew intensiv geschult und erhält die Möglichkeit, die neuen Tools und Prozesse in einer sicheren und unterstützenden Umgebung zu testen. Dies ermöglicht es uns, eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Schlussfolgerungen und Weiterentwicklung: Unsere Reise geht weiter

Die Erkenntnisse aus der Testingphase und dem Feedback der FlightCrew sind von unschätzbarem Wert für die kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung des Projekts. Sie ermöglichen es uns, die Implementierung von Copilot for Microsoft 365 ständig zu optimieren und sicherzustellen, dass sie immer den aktuellen Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Die Solvion Copilot Journey ist nicht nur eine einmalige Implementierung von Copilot, sondern eine kontinuierliche Reise der Verbesserung und Anpassung. Es ist ein lebendiger Prozess, der Ihrem Unternehmen hilft, auf dem neuesten Stand der Technologie zu bleiben und das Beste aus Copilot herauszuholen, um die tägliche Arbeit zu erleichtern.