Am Ball bleiben mit Microsoft Viva

Microsoft Viva ist in aller Munde. Nicht nur, weil es eines der großen Fokusthemen von Microsoft ist, sondern weil es neue Maßstäbe für eine nachhaltige Unternehmens- und Mitarbeiterentwicklung setzt.

Seitens Microsoft werden laufend neue Viva Tools und Erweiterungen dazu veröffentlicht. Damit Sie nicht den Überblick verlieren und am Ball bleiben, fassen wir in dieser mehrteiligen Blogreihe die wichtigsten Eckpunkte und Updates zur Viva Produktpalette zusammen.

• Herausforderungen der neuen Welt des Arbeitens
• Die Lösung: Employee Experience Platform
• Nun kommt Microsoft Viva ins Spiel
• Key Experience Areas von Microsoft Viva
• Area 1: Connection
• Viva Engage
• Viva Amplify

Herausforderungen der neuen Welt des Arbeitens

Wir von Solvion beschäftigen uns laufend mit den neuesten Trends der Arbeitswelt. Es ist allgemein bekannt, dass sich die Arbeitswelt in einem ständigen Wandel befindet. Die aktuellen Entwicklungen fassen wir unter dem Begriff „Das neue Arbeiten“ zusammen. Diese neue Arbeitswelt hat sich schon vor der Corona Pandemie abgezeichnet, dessen Entwicklung wurde jedoch durch die Pandemie unheimlich beschleunigt.

Das neue Arbeiten beschreibt einen Wandel von Sinn- und Wertefragen, der zu veränderten Erwartungen der Mitarbeitenden an die Arbeitswelt führt. Dieser Wandel wir stark durch die digitale Transformation getrieben. Dabei ändern sich Aufgabenprofile, Arbeitsabläufe und Berufsbilder oder entstehen gänzlich neu. Das neue Arbeiten geht dabei über die rein technologische Perspektive hinaus und führt zu tiefgreifenden Änderungen der Organisations- und Führungsstrukturen sowie zu einer Anpassung der Unternehmenskultur.

Somit kristallisieren sich für uns folgende Dimensionen für das neue Arbeiten heraus.

Für viele Menschen war 2020 das Jahr, in dem sich die Arbeit nach Hause  verlagert hat. In Wirklichkeit war es aber das Jahr, in dem die Arbeit in die Cloud  verlagert wurde. Plötzlich können Menschen von überall aus arbeiten: von zuhause, von unterwegs und im Büro – und zwar mit der Hilfe von Cloud Plattformen wie Microsoft Teams, Microsoft 365, Zoom oder Slack.

Für viele waren die letzten pandemiegeprägten Jahre nicht einfach, aber viele Menschen haben sich an das flexible Arbeiten gewöhnt. Frühstück mit den Kindern, kein Stau am Morgen, und die Möglichkeit, Rollen einzuführen, die nicht von einem traditionellen Bürostandort abhängig sind.

Auch wenn mehr und mehr Menschen wieder ins Büro zurückkehren – zumindest teilweise – ist der Arbeitsalltag nicht derselbe wie vor der Pandemie. Denken Sie zurück an Zeiten, wo es noch kein Homeoffice gab. An Zeiten,  in denen Sie noch jeden Tag mit Ihren Kolleg:innen zusammen im Büro verbracht haben. Sie haben gemeinsame Pausen gemacht, sind jeden Tag zum gemeinsamen Mittagessen verabredet und haben sich zeitweise auch nach der Arbeit mit Ihren Kolleg:innen getroffen. Diese Situationen dienten dem informellen Austausch über Privates sowie Berufliches. Dadurch herrschte meist ein sehr starker Zusammenhalt innerhalb des Teams.

Menschen sehnen sich nach Zugehörigkeit. Mitarbeitende, die sich zugehörig fühlen, sind glücklicher und bleiben länger an ihrem Arbeitsplatz. Viele Menschen berichten, dass sie sich seit der Umstellung auf Remote-Arbeit weniger mit ihrem Team verbunden fühlen. Deshalb stellt sich die Frage: Wie kann Verbundenheit geschaffen werden, während wir remote arbeiten?

In den letzten pandemiegeprägten Jahren haben viele von uns gesehen, wie leicht die Grenze zwischen Arbeit und Leben verschwimmen kann. Wir sind immer online, immer erreichbar  und kriegen unglaubliche Mengen an Informationen, während mehrere Aufgaben und Ergebnisse zu jeder Zeit unsere Aufmerksamkeit einfordern. Das Thema Burnout befindet sich seit mehreren Jahren auf einem problematischen Weg, und klare Anzeichen dafür deuten darauf hin, dass dieser Always-On-Modus nicht nachhaltig , geschweige denn gesund, ist.

Menschen verbringen etwa eine Stunde am Tag – oder bis zu sieben Wochen im Jahr – damit, nach Informationen zu suchen oder diese neu zu erstellen. Mitarbeitende haben heute oft mehrere Aufgaben, an denen sie gleichzeitig arbeiten. Aber häufige Kontextwechsel – zum Beispiel: Wechseln zwischen E-Mails, Chats und Word-Dokumenten bei der Suche nach verschiedenen Inhalten auf Ihrem Computer – verhindert, dass Menschen mit ihrer Arbeit ins Rollen kommen. Die Frage ist: Wie gelangen wir an die Inhalte und Informationen, die wir benötigen, ohne ständige Unterbrechungen?

Die Lösung: Employee Experience Plattform

Technologien wie Microsoft Teams haben uns allen geholfen, uns an das hybride Arbeiten anzupassen. Aber es gibt so viel mehr, was wir tun können, um eine großartige Mitarbeitererfahrung zu schaffen. Aktuelle Forschungen  wie der Work Trend Index 2022 zeigen:

• Mitarbeitende möchten sich verbundener fühlen und mehr auf einen gemeinsamen Unternehmenszweck und eine Mission ausgerichtet sein.  Sie wollen wachsen, etwas bewirken und etwas bewegen. Und sie wollen eine bessere Work-Life-Balance.
• Führungskräfte brauchen einen modernen Weg, um all ihre Mitarbeitenden zu involvieren, um so das Wohlbefinden zu fördern.
• Die IT muss in der Lage sein, diese moderne Mitarbeitererfahrung schnell zu ermöglichen, ohne alle bestehenden Systeme zerreißen und ersetzen zu müssen.

Diese Anforderungen werden mit sogenannten Employee Experience Platforms oder EXPs adressiert.​ Eine EXP ist eine digitale Plattform, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt, indem sie verschiedene Arbeitssysteme zu einer integrierten Mitarbeitererfahrung zusammenführt.  Und es bietet den Menschen die Ressourcen und die Unterstützung, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein und zu gedeihen, unabhängig von ihrem Standort.

Schon seit vielen Jahren versuchen viele verschiedene Hersteller eigenen Employee Experience Plattformen zu entwickeln. Das Problem dabei war immer, dass es sich um zusätzliche Tools gehandelt hat, die Mitarbeitende bewusst verwenden mussten und deshalb gerne darauf vergessen haben. Die Tools waren nicht in ihre tägliche Arbeit integriert und waren nur dazu da, einzelne Probleme punktuell zu lösen, ohne dabei den Fokus auf das große Ganze zu lenken.

Nun kommt Microsoft Viva ins Spiel

Microsoft Viva ist eine auf Microsoft 365 basierende und in Microsoft Teams integrierte Plattform für Mitarbeitererlebnisse, die alle Tools und Anwendungen, die Mitarbeitende benötigen, in einer einheitlichen Lösung zusammenfasst. Im wesentlichen hilft Microsoft Viva, Mitarbeitende in einer hybriden Arbeitswelt zusammenzuhalten und für alle den Zugang zu Informationen und Lerninhalten zu vereinfachen und zu verbessern.

Auf den wenige Punkte heruntergebrochen ist Microsoft Viva ein Toolset von digitalen Assistenten, welches

• Ihnen hilft, in Verbindung zu bleiben und produktiv zu sein, indem es Ihre Zeit, Aufgaben und Kontakte verwaltet
• Einblicke zur Verbesserung Ihrer Work-Life-Balance bietet
• Führungskräfte dabei unterstützt, mit ihren Teams in Kontakt zu bleiben
• Unterhaltungen, Inhalte und Menschen zusammen bringt, damit diese sinnvollere Interaktionen führen und mehr erledigen können.

Im Zuge dieser Blogreihe werden wir Ihnen die neuesten Tools der Viva Plattform vorstellen und bei jedem Viva Tool auf unseren Dimensionen der neuen Arbeit, wie in der Grafik oben ersichtlich, eingehen.

Key experience Areas von Microsoft Viva

Die Microsoft Viva Employee Experience Platform teilt sich in 5 sogenannte „Key experience Areas“ auf. Jeder dieser Bereiche beinhaltet diverse Viva Tools. Um all diese Bereiche an einem zentralen Ort – nämlich Microsoft Teams – zu vereinen, wird Viva Connections verwendet.

Area 1: Connection

Die in dem Bereich Connection angesiedelten Tools Viva Amplify und Viva Engage ermöglichen es Führungskräften und Teams für Mitarbeiterkommunikation, Inhalte über verschiedene Kanäle zu erstellen und zu veröffentlichen, um Mitarbeitende dort zu erreichen, wo sie sich aufhalten, und ihnen zu helfen, mit der Unternehmenskultur und der Führung in Verbindung zu bleiben. Diese Tools ermöglichen es Führungskräften, nahtlos einen sinnvollen und authentischen Dialog mit den Mitarbeitern zu führen, Veranstaltungen durchzuführen und vieles mehr.

Viva Engage

Vor einigen Jahren hat Microsoft das Enterprise Social Network namens Yammer übernommen. Nun hat sich das Produkt endgültig in die Microsoft Viva Produktlinie eingeordnet und wurde mit modernem Design und state-of-the-art Funktionalitäten ausgestattet, wie in etwa den „Stories“, die man aus Facebook und Instagram kennt.

Was bedeutet Viva Engage für „Das neue Arbeiten“:

Organisation

Je stärker die Organisation in unterschiedliche Standorte, Länder, Regionen aufgeteilt ist bzw. je mehr Arbeit in remote Teams (also verteilten Teams, die physisch nicht immer im selben Büro / am selben Standort arbeiten) passiert, desto größere Vorteile kann ein Enterprise Social Network wie Viva Engage bieten.

Voraussetzung ist eine zentrale Stelle, welche die organisatorische Klammer um Viva Engage bildet – dies ist zumeist die Kommunikationsabteilung. Angefangen von einem Code of Conduct bis hin zur Definition von Community Managern gibt es eine Reihe an organisatorischen Rahmenbedingungen, die einen erfolgreichen Betrieb von Viva Engage erst ermöglichen.

Arbeitsweisen

• Viva Engage bietet die Möglichkeit, dass sich Mitarbeitende in unterschiedliche Interessensgruppen / Communities versammeln können.
• Mitarbeitende können sich so vernetzen und sich gegenseitig unterstützen
• Sei es die Organisation von firmen-internen Sportveranstaltungen oder dem Informations-/Wissensaustausch aller Projekt-Manager in der Organisation – die Mitarbeitenden haben so eine Platform für den informellen Austausch mit ihren KollegInnen.

Technologie

• Viva Engage ist als Teams App direkt in Teams verfügbar.
• Die standalone Web-Variante steht weiterhin unter web.yammer.com zur Verfügung

Anreize
Mitarbeitende sollen durch die Schaffung der organisatorischen Rahmenbedingungen in Kombination mit dem Projekt Viva Engage dazu angespornt werden, sich zu vernetzen, Informationen/Wissen zu teilen.

Hybride Arbeit
Dort, wo der klassische Flurfunk aufgrund der örtlichen Verteilung der Mitarbeitenden nicht möglich ist, kann Viva Engage über virtuelle Wege Abhilfe schaffen.

Führung

• Führungskräfte können sich einerseits in Führungskräfte-Communities vernetzen und sich dort über Führung austauschen.
• Der neu eingeführte Leadership Corner soll es Führungskräften ermöglichen, sich ihren Mitarbeitenden zu präsentieren, ihre Sichtweisen zu teilen und gleichzeitig einen Kommunikationskanal zu öffnen, um mit den Mitarbeitenden in Dialog zu treten.

Ähnlichkeiten zu Facebook sind in Viva Engage durchaus vorhanden. Diese macht die Bedienung jedoch wesentlich intuitiver. Quelle: Microsoft

Viva Amplify

Am besten kann man sich Viva Amplify als Redaktions-Center vorstellen. Es bietet eine Plattform, in der an zentraler Stelle Content entsteht und dieser danach auf diversen Kanäle wie Outlook, SharePoint (Intranet), Microsoft Teams oder auch Viva Engage (Yammer) ausgespielt werden kann.

Was bedeutet Viva Amplify für das “neue Arbeiten“:

Organisation

• Inhalte entstehen vor allem in größeren Organisationen durch eine Vielzahl an Redakteuren im Unternehmen. Die Zielgruppe dieser Inhalte, nämlich die gesamte Mitarbeiterschaft, erwartet sich dennoch eine gewisse Einheitlichkeit und Standards wie diese Inhalte geschrieben und aufbereitet sind.
• Gleichzeitig gibt es bei Organisationen eine Vielzahl an digitalen Kommunikationskanälen, die entsprechend bespielt werden wollen.
• Viva Amplify adressiert genau dieses Spannungsfeld, gibt Guidance bei der Erstellung von Artikel und übernimmt die Koordination der Bespielung der unterschiedlichen Kanäle.
• Die organisatorische Klammer um Viva Amplify wird zumeist die Kommunikationsabteilung bilden.

Arbeitsweisen
Sämtliche Personen, die Inhalte für die interne Kommunikation redaktionell aufbereiten und allen voran die Kommunikationsabteilung finden in Viva Amplify ein Werkzeug, diese Inhalte auf Basis gewisser Standards und in koordinierter Art und Weise zu veröffentlichen.

Technologie
Viva Amplify ist als Teams App direkt in Teams verfügbar.

Anreize
Redakteure außerhalb der Kommunikationsabteilung haben für das Erstellen von Inhalten oft nur wenig Zeit. Viva Amplify soll die Erstellung von Inhalten beschleunigen, indem Inhalte für die unterschiedlichen Kanäle nicht mehrfach geschrieben werden müssen. Redakteure werden weiters bei der Erstellung von Inhalten geführt. Dies soll Anreiz schaffen, durch den geringen Zeitaufwand mehr an relevanten Inhalten zu produzieren.

Hybride Arbeit

• Eine Pinnwand oder ein physisches Whiteboard mit ein paar Post-it’s war für die Planung von redaktionellen Inhalten für die physische Firmenzeitung wahrscheinlich lange ausreichend.
• Redakteure sind in größeren Organisationen heute jedoch über den Globus verteilt, arbeiten mal im Office, mal remote. Sie bespielen eine Vielzahl an Kommunikationskanälen – hier bietet Viva Amplify Abhilfe.

Führung
Insbesondere Führungskräfte der Kommunikationsabteilung werden gefallen an Viva Amplify finden, bietet es doch die Möglichkeit, Inhalte von vielen dezentralen und verteilt arbeitenden Redakteuren zu sammeln und koordiniert auf unterschiedliche Kommunikationskanäle auszuspielen.

Mit Viva Amplify können Beiträge für diverse Plattformen erstellt und geplant werden. Quelle: Microsoft

Diese Blogreihe wird laufend erweitert. Im nächster Beitrag behandeln wir den Viva Bereich “Insight” mit dem neuesten Viva Tool Viva Goals.

Sie möchten sich schon jetzt näher über die Möglichkeiten mit Microsoft Viva in Ihrem Unternehmen unterhalten? Dann nehmen Sie doch Kontakt mit uns auf!