INTERNE KOMMUNIKATION

Die Zukunft der internen Kommunikation: Trends und Innovationen aus dem Microsoft Umfeld

Entdecken Sie die neuesten Trends und Best Practices für 2024 und welche Rolle dabei Microsoft 365 Copilot und Microsoft Viva spielen können.

von Thomas Gölles
🕑 9 Min. Lesezeit
📅 02.08.2024

Inhalte

In der heutigen dynamischen Arbeitswelt gewinnt die digitale interne Kommunikation zunehmend an Bedeutung. Mit der wachsenden Verbreitung von Homeoffice-Arbeitsplätzen und der Notwendigkeit, alle Mitarbeiter stets auf dem Laufenden zu halten, müssen Unternehmen ihre Strategien anpassen. Bei SOLVION verstehen wir die Bedeutung dieser Entwicklung und bieten innovative Lösungen, um die interne Kommunikation zu optimieren.

Die Rolle der KI in der internen Kommunikation

Künstliche Intelligenz (KI) spielt eine immer wichtigere Rolle in der internen Kommunikation. Bei SOLVION setzen wir auf die neuesten KI-Technologien, um damit den digitalen Werkzeuggürtel der Kommunikatorinnen  zu erweitern. Ein herausragendes Beispiel für den Einsatz von KI ist Microsoft 365 Copilot. Dieser unterstützt Redakteure bei der Erstellung von Intranet-Beiträgen und übernimmt zahlreiche Aufgaben, die den Arbeitsalltag erleichtern. Dies ermöglicht es den Redakteuren, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren und qualitativ hochwertige Inhalte zu liefern

Anwendungsfälle von KI in der internen Kommunikation:

Aber wie kann KI nun konkret in unserer internen Kommunikation eingesetzt werden? Hier sind einige konkrete Anwendungsfälle von KI in der internen Kommunikation:

  • Community Management: Automatisierte Moderation und Engagement-Analysen helfen, aktive und relevante Communitys zu fördern.
  • Content-Erstellung: KI-generierte Inhalte wie Titel, Überschriften, Newsletter und Zusammenfassungen beschleunigen den Redaktionsprozess.
  • Umfragen: Hilfe bei der Erstellung von zielgerichteten Umfragen und Feedback-Analysen für die kontinuierliche Verbesserung der internen Kommunikation.
  • Individuelle Copiloten: Bereits in den Startlöchern steht das Feature namens „Click to Copilot“. Damit wird man Inhalte einer Seite direkt im Intranet als Copilot zur Verfügung stellen können. Dieser wird dabei auf den lokalen Inhalt begrenzt sein und so eine Segmentierung ermöglichen. Ein nützliches Beispiel wäre ein Onboarding Copilot, der neuen Mitarbeiter:innen bei Onboarding Fragen zur Seite steht.

Erstellung eines individuellen Copiloten anhand von Dateien in einer SharePoint Bibliothek

Durch den Einsatz von Microsoft 365 Copilot und anderen KI-Technologien können Unternehmen ihre internen Kommunikationsstrategien optimieren und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter stets gut informiert sind.

Thomas Gölles

Head of Consulting & Engineering Services, SOLVION

Wie unterstützt Microsoft Viva die interne Kommunikation?

Microsoft Viva ist eine Plattform, die speziell entwickelt wurde, um die Employee Experience zu verbessern. Verschiedene Module wie Viva Connections, Viva Amplify, Viva Pulse und Viva Goals bieten umfassende Tools zur Förderung von Mitarbeiterengagement und -produktivität. Diese Module ermöglichen es Unternehmen, personalisierte und relevante Inhalte bereitzustellen, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten sind.

Besonders hervorzuheben ist die Rolle von Microsoft Viva für Frontline Workers. Diese Mitarbeitergruppe, die oft nicht an Schreibtischen arbeitet, sondern in der Produktion, im Außendienst oder im direkten Kundenkontakt tätig ist, sprich nicht vor einem PC sitzt, profitiert enorm von den speziell entwickelten Lösungen von Microsoft Viva:

  • Viva Connections: Bietet eine nahtlose Integration des Intranets in MS Teams, sodass Frontline Workers auf allen Endgeräten Zugriff auf wichtige Informationen haben.
  • Viva Engage: Ermöglicht es, lokale und globale News sowie relevante Inhalte auf einfache Weise zu teilen und zu konsumieren. Dies fördert die Vernetzung und den Informationsfluss innerhalb der Community.
  • Viva Learning: Stellt Lerninhalte und Schulungen bereit, die direkt in den Arbeitsalltag integriert werden können, um die kontinuierliche Weiterbildung zu unterstützen.

Diese Tools tragen dazu bei, die Kluft zwischen Büro- und Frontline-Mitarbeitern zu überbrücken und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gleichermaßen in die Unternehmenskultur eingebunden sind und Zugang zu wichtigen Informationen haben.

Microsoft Viva unterstützt dabei, Ihre mobilen Frontline Worker optimal zu erreichen

Wie können wir die mobile Zugänglichkeit unseres Intranets verbessern?

Ein weiteres wichtiges Thema ist der mobile Zugriff auf das Intranet. Da immer mehr Mitarbeiter von unterwegs oder aus dem Homeoffice arbeiten, müssen die wichtigsten Intranet-Inhalte auf verschiedenen Geräten einfachzugänglich sein. Dies umfasst nicht nur Unternehmensgeräte, sondern auch private Geräte der Mitarbeiter. Sicherheitsfragen und die Implementierung von Multifaktor-Authentifizierungen spielen dabei eine zentrale Rolle.

TIPP: Sind die privaten Mobilgeräte der Mitarbeiter mit Microsoft 365 verknüpft, so wird die gesamte Welt des Unternehmens in Microsoft 365 über Multifaktor Authentifizierung geschützt.

Wie kann eine integrative Kommunikationsstrategien für eine vernetzte Unternehmenskultur geschaffen werden?

Um eine starke und vernetzte Unternehmenskultur zu fördern, ist es entscheidend, dass die interne Kommunikation sowohl inklusiv als auch integrativ gestaltet wird. Dies bedeutet, alle Mitarbeiter unabhängig von ihrer Position, ihrem Standort oder ihrer Technologieaffinität einzubeziehen.

  • Mehrsprachige Kommunikation: Mit der wachsenden Globalisierung ist es wichtig, dass interne Kommunikationsinhalte in mehreren Sprachen verfügbar sind. Tools wie Microsoft 365 bieten automatische Übersetzungsfunktionen, die sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Informationen haben.
  • Barrierefreiheit: Stellen Sie sicher, dass alle Intranet-Inhalte barrierefrei sind, um alle Mitarbeiter einzubeziehen.
  • Feedback-Mechanismen: Implementieren Sie effektive Feedback-Mechanismen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter gehört werden und ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden.

HOW TO INTRANET

Best Practices für die Implementierung von Microsoft 365 und Viva

Für eine erfolgreiche Implementierung von Microsoft 365 und Viva sollten folgende Best Practices berücksichtigt werden:

  1. Bedarfsanalyse und Planung: Ermitteln Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und der Mitarbeiter und planen Sie entsprechend.
  2. Schulung und Support: Bieten Sie umfassende Schulungen und fortlaufenden Support an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Tools effektiv nutzen können.
  3. Iterative Einführung: Führen Sie die neuen Technologien schrittweise ein und sammeln Sie kontinuierlich Feedback, um Anpassungen vorzunehmen.
  4. Kommunikationsstrategie: Entwickeln Sie eine klare Kommunikationsstrategie, um die Mitarbeiter über die Vorteile und Nutzungsmöglichkeiten der neuen Tools zu informieren.

Fazit: Interne Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Eine internen Kommunikation die auch digital alle erreicht ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Bei SOLVION setzen wir auf innovative Technologien wie Microsoft 365 Copilot und Microsoft Viva, um die Kommunikation reibungsloser zu gestalten. Unsere Lösungen sind darauf ausgerichtet, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu erfüllen und ihre Kommunikationsstrategie zu unterstützen und damit die  Unternehmenskultur zu fördern.

Gehen wir den nächsten Schritt gemeinsam!

Ihre Ansprechpartner:

Teilen Sie uns Ihr Anliegen mit: