Die Microsoft Teams Stellvertreter Funktion (Chef/Sek) leicht gemacht
von Ewald Murrg
📅 14.03.2025
⏰ 5 min + 10 min Demo
Für Admins und Verantwortliche von Telefoniesystemen ist es entscheidend, eine effiziente, flexible und übersichtliche Telefonieumgebung für ihre Nutzer:innen sicherzustellen. Besonders relevant ist dies bei Führungskräften und ihren Assistent:innen, wo klare Kommunikationsprozesse und ein hohes Maß an Professionalität essentiell sind. Hier bietet die Chef-Sekretär-Funktion (oder auch Chef/Sek, Boss/Admin) in Microsoft Teams eine ideale Lösung, die einfach zu implementieren und gleichzeitig äußerst effektiv ist. Am Ende des Blogbeitrages finden Sie auch ein Demo-Video über die Einrichtung der Funktion direkt im Teams Admin.
Was ist die Chef-Sekretär-Funktion?
Die Chef-Sekretär-Funktion erlaubt Assistent:innen, Anrufe ihrer Vorgesetzten direkt in Microsoft Teams anzunehmen, zu verwalten und gezielt durchzustellen. Admins können dabei entsprechende Stellvertreter:innen definieren, die Anrufeinstellungen verwalten, eingehende Anrufe beantworten und sogar Anrufe im Namen ihrer Vorgesetzten tätigen können. Dadurch werden Führungskräfte wesentlich entlastet und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Warum ist die Chef-Sekretär-Funktion wichtig?
Eine gut funktionierende Chef-Sekretär-Kommunikation reduziert Kommunikationsverluste, erhöht die Produktivität und verbessert insgesamt die Effizienz in Unternehmen. Microsoft Teams vereinfacht diese Prozesse enorm und bietet viele intuitive Möglichkeiten zur optimalen Steuerung von Telefonanrufen zwischen Führungskräften und ihren Stellvertreter:innen.
Einfache Einrichtung & Verwaltung
Admins profitieren von der unkomplizierten und schnellen Einrichtung der Stellvertreter:innenfunktion direkt im Teams Admin Center oder über PowerShell. Benutzer:innen können zudem individuell Berechtigungen vergeben und jederzeit anpassen. Dank dieser Flexibilität lässt sich das System problemlos auf unterschiedliche Anforderungen und Arbeitsweisen zuschneiden.
Vorteile
- Optimierter Arbeitsfluss: Reduzierung unnötiger Unterbrechungen für Chefs durch gezielte Filterung von Anrufen.
- 1:N Beziehung: Ein Chef kann mehrere Sekretäre haben
- Flexibilität und Anpassbarkeit: Anrufeinstellungen von „Chef“ können durch Sekretär einfach geändert werden.
- Verbesserte Transparenz: Klare Sichtbarkeit der Anrufverläufe und -einstellungen für Chefs und ihre Sekretäre.
- Schnelle und intuitive Einrichtung: Admins können diese Funktion einfach im Teams Admin Center aktivieren und konfigurieren.
Grenzen
- Keine komplexen seriellen Weiterleitungen: Microsoft Teams unterstützt derzeit keine nachgelagerten, gestaffelten Weiterleitungen an mehrere Sekretäre (Serienschaltung).
- Keine M:N Beziehung: z.B. 2 Chefs “teilen” sich 2 Sekretäre
- Standardmäßige Vermittlungsfunktionalität: Keine erweiterten Schnellwahltasten oder zusätzliche Features im Vermittlungsvorgang, was die Vermittlung komplexerer Situationen erschweren könnte.
Live-Demo im Video
Hier finden Sie die Chef-Sekretär-Funktion in Form eines kurzen Videos erkläre. Ab Minute 05:22 finden Sie auch ein kurzes Demo zur Einrichtung und Nutzung der Chef-Sekretär-Funktion.
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