Microsoft Teams Premium vs. Basisversion: Lohnt sich die Zusatzlizenz?

Mit der Einführung des Lizenzmodells Teams Premium werden bestimmte Standardfunktionen ganz oder teilweise in eine Premiumlizenz integriert. Dies hat Auswirkungen auf das generelle Lizenzmodell sowie auf zukünftige Features, da nun für jedes neue Feature in Teams die Entscheidung bei Microsoft liegt, ob es in der Basisversion verfügbar sein wird, oder Teams Premium Usern vorbehalten bleibt. Bisher gab es diese Diskussion nicht, da es keine separate Lizenz gab und alle neuen Funktionen automatisch in Teams integriert wurden.

Ob dieses neue Lizenzmodell sinnvoll ist und wie es von den Nutzern angenommen wird, wird sich zeigen. Sicher ist jedoch, dass bestimmte Funktionen, insbesondere für Meetings und Webinare, Datenschutzoptionen, Verschlüsselung und KI-Optionen, die mehr Rechenleistung erfordern, in Zukunft in die Premium-Lizenz wandern werden. In diesem Beitrag werden wir uns einige dieser Funktionen ansehen, damit Sie sich ein eigenes Bild über das neue Lizenzmodell machen können.

1. Wasserzeichen
2. Individuelle Besprechungslobby
3. Besprechungsvorlagen
4. Erweiterte Verschlüsselungskategorien
5. Individueller Together Mode
6. Liveuntertitel
7. Intelligent Meeting Recap
8. Lizensierung
9. Fazit – Lohnt sich der Umstieg?

Wasserzeichen

Es ist keine Seltenheit, dass in Teams-Meetings geschäftskritische Informationen geteilt werden. Mit dem erweiterten Besprechungsschutz in Teams Premium können vertrauliche Besprechungen künftig geschützt werden. Videos oder freigegebene Inhalte werden so mit einem individuellen Wasserzeichen versehen.

Wird ein Termin im Kalender erstellt, kann vorab festgelegt werden, ob ein Wasserzeichen verwenden wird. Dieses wird dann über den gesamten Bildschirm gelegt und ist für alle Personen sichtbar. Das Wasserzeichen kann beispielsweise eine E-Mail-Adresse oder das Logo des Unternehmens darstellen.

Wassermarken schützen geschäftskritsche Informationen bei Besprechungen

Individuelle Besprechungslobby

Mit Teams Premium kann nun endlich (!) die Besprechungslobby mit einem firmeneigenen Branding in Form von individuellen Hintergründen und Farbgebungen gestaltet werden. Es können alle Basisfarben sowie Buttons und Schriften angepasst werden. Die Verwaltung erfolgt durch den Administrator, um etwaigen Markenmissbrauch zu vermeiden.

Ein oft gewünschtes Feature wurde nun mit der individuellen Besprechungslobby eingeführt.

Besprechungsvorlagen

Um Zeit und Aufwand zu sparen, können in Teams Premium mit den Besprechungsvorlagen Grundeinstellungen für bestimmte Besprechungen definiert werden. So können z.B. für regelmäßige Kundentermine oder Jour fixes feste Optionen erstellt werden. Der Organisator einer Besprechung spart sich so das manuelle Einstellen. Natürlich kann der Organisator die Vorlage anpassen, jedoch kann der Administrator das Ausmaß der Anpassungsmöglichkeiten einschränken. Teams Premium ermöglicht somit eine einfachere und effizientere Organisation von Besprechungen.

Zeit und Aufwand kann nun mit vordefinierten Besprechungsvorlagen gespart werden

Erweiterte Verschlüsselungskategorien

Neben der bisherigen klassischen Verschlüsselung von Meetings, gibt es mit Teams Premium nun die Möglichkeit zur End-to-End-Verschlüsselung. Gespräche mit zwei Teilnehmern können so noch sicherer geführt werden, sind allerdings beschränkt auf Audio, Video und Screensharing.

Kleiner Hinweis am Rande: In den Admin-Einstellungen wird man immer öfter auf das Premium-Icon stoßen, welches darauf hinweist, dass eine bestimmte Funktion nur mit der Premium-Lizenz verfügbar ist

Individueller Together Mode wandert zu Teams Premium

Eine weitere neue Funktion ist die Anpassung des Together Mode (Zusammenarbeitsmodus) in Teams Premium. Dieser Modus bleibt grundsätzlich in der Basisversion erhalten, aber nur mit der Premium-Version wird es möglich sein, die Szenerie anzupassen. Damit ist die Auswahl eigener Hintergründe und das freie Platzieren von Personen gemeint.

Die Bewegungsfreiheit im Toghether Mode wird wohl nur mehr den Premium Usern vorbehalten bleiben

Live-Untertitel

Eine sehr nützliche Funktion von Teams Premium ist die KI-gestützte Live-Untertitelung. Das System erkennt und transkribiert gesprochene Worte mittlerweile recht zuverlässig, sowohl in Deutsch als auch in Englisch. Auch Dialekte werden immer besser erkannt, da das System dank KI dazulernt.

Diese Funktion stellt eine weitere Möglichkeit zur barrierefreien Nutzung von Teams dar. Das eigentliche Highlight dieser Funktion ist jedoch, dass Teams Premium-Nutzer die Möglichkeit haben, die Sprache der Untertitel in Echtzeit zu ändern.

Die Live-Untertitel transkripieren das Gesprochen in die gewünschte Sprache

Intelligent Meeting Recap

Wir alle verbringen viel Zeit in Meetings, aber ist jedes davon wirklich produktiv? Jeder von uns kennt Besprechungen, die man am liebsten absagen würde. Aber man nimmt trotzdem teil, um auf dem Laufenden zu bleiben, obwohl die Teilnehmenden oft mit Multitasking beschäftigt sind. Manchmal entscheidet man sich, eine Besprechung auszulassen, um sich auf wichtige, zeitkritische Aufgaben zu konzentrieren. Doch am Ende müssen wir uns durch Aufzeichnungen und Transkripte quälen, um relevante Informationen zu finden.

Der “Intelligent Recap” verspricht hierfür eine Alternative. Die intelligente Zusammenfassung, welche auf der Open AI Technologie von ChatGPT basiert, fasst Meetings automatisch zusammen. Dabei werden gesprochene Sprache oder Chats in Notizen überführt, Dokumente zusammengefasst und Inhalte generiert. Auch To-Do-Listen und Planner Tasks können automatisch erstellt werden. Auch diese Funktion wird nur in Teams Premium verfügbar sein. Wenn zum Beispiel am Ende eines Meetings erwähnt wird, dass ein bestimmtes Thema aufgearbeitet werden muss, wird automatisch eine entsprechende Aufgabe erstellt. 

Der “Intelligent Recap” fasst Meetings künftig automatisch zusammen und erleichtert somit die Nachbearbeitung

Lizenzierung

Die Lizenzierung von Teams Premium ist ein wichtiger Faktor, den es zu beachten gilt. Es handelt sich hierbei nicht um eine eigenständige Lizenz, sondern um eine Erweiterung der normalen Teams-Abonnements. Um Teams Premium nutzen zu können, benötigt man eine Microsoft 365 Lizenz, die Teams bereits beinhaltet. Üblicherweise handelt es sich hierbei um eine E3 oder E5 Lizenz, die dann um die Teams Premium-Lizenzierung ergänzt wird. Es stellt sich jedoch die Frage, wer eine Teams Premium-Lizenz benötigt. Hierfür gibt es verschiedene Szenarien.

Externe Teilnehmer benötigen grundsätzlich keine Premium-Lizenz, um an virtuellen Meetings teilzunehmen. Bestimmte Szenarien können jedoch eine Ausnahme bilden, z.B. ein Meeting mit der vorher beschriebenen End-to-End-Verschlüsselung. Wird das virtuelle Meeting über “Bookings” für externe Teilnehmer zugänglich gemacht, wird keine Premium-Lizenz benötigt. In der Regel benötigt jedoch der Organisator des Meetings die Premium-Lizenzierung.

Für die Anmeldung und Nutzung der erweiterten Meeting-Lobby, auch bekannt als Green Room, benötigen die Organisatoren eine Premium-Lizenz, die Teilnehmer jedoch nicht. In der Meeting-Lobby kann der Organisator einige Minuten vor dem Webinar alles vorbereiten und die Unterlagen bearbeiten, bevor die Meeting- oder Webinar-Teilnehmer hinzugefügt werden. Teilnehmer ohne Premium-Lizenz dürfen immerhin Live-Übersetzungen anzeigen lassen, solange der Organisator eine Premium-Lizenz besitzt.

Hier finden Sie einen umfangreichen Vergleich aller Features von Teams Premium zu Standard: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-add-on-licensing/licensing-enhance-teams

Fazit: Lohnt sich der Umstieg nun?

Die monatlichen Kosten belaufen sich auf 6,60 € pro pro User (Stand 26.04.2024). Es stellt sich die Frage, ob dieser Preis gerechtfertigt ist. Unserer Meinung nach kommt es darauf an, welche Anforderungen Ihre Organisation hat und welche Features Sie im Arbeitsalltag benötigen. Es ist anzunehmen, dass Teams Premium in Zukunft weiter ausgebaut wird. Der Erfolg hängt davon ab, wie intensiv die tatsächliche Nutzung bei den Anwendern ausfällt und wieviele sich für die Zusatzlizenz entscheiden. Neue Premium-Features wie der Intelligent Recap oder die Live-Transkription erscheinen sehr vielversprechend, sofern die Erwartungen im täglichen Einsatz tatsächlich erfüllt werden.

Der Rollout von Teams Premium ist bereits voll im Gange und für Ihr Unternehmen womöglich bereits verfügbar. Dabei wandern einige Funktionen von Teams Standard zu Premium. Nutzen Sie bereits ein Feature intensiv, sollten Sie jetzt überlegen, ob sich der Umstieg auf Teams Premium lohnt. Sobald Teams Premium in den Status GA (Genaral available) übergeht, haben Sie eine Übergangszeit von 30 bis 60 Tagen. Danach sind Funktionen, die nach Premium wandern, in Teams Standard nicht mehr nutzbar. Werden die Funktionen auch in Zukunft benötigen, wird ein Umstieg auf Premium unumgänglich.

Microsoft Teams wird so zum immer mächtigeren Schweizer Taschenmesser. Wir bleiben dran und halten Sie auf dem Laufenden. Mit unserer regelmäßige Webinar-Reihe „Am Ball bleiben mit Microsoft 365“ informieren wir Sie immer über die neuesten Entwicklungen rund um Microsoft 365 und Teams. Die Nächste Ausgabe findet bereits am 23. Mai 2024 statt.

Christoph Kubesch

Christoph ist Solution Architect Bereich Microsoft 365 und bereits seit 2009 bei SOLVION. Seine Hauptaufgabe ist die Betreuung von Support-Kunden bei Ihren Anliegen rund um SharePoint, Microsoft Teams und diverse Microsoft 365 Apps.