Für viele Verantwortliche der internen Kommunikation ist die Frage nach der richtigen Strategie ständiger Begleiter: Wie schaffen wir es, eine klare Botschaft an alle Mitarbeiter:innen zu vermitteln? Wie erreichen wir alle Kolleg:innen, ob im Büro oder in der Produktion? Und wie schaffen wir es, diese Prozesse effizient und lebendig zu gestalten? Im Interview mit Peter Mastnak von Solvion und Selina Erdkönig, Hauptverantwortliche für das Intranet bei KNAPP, sind diese Themen intensiv beleuchtet worden – mit konkreten Tipps und praxisnahen Ansätzen. Herausgekommen sind drei zentrale Schlüsselfaktoren, die jede Kommunikationsstrategie bereichern können.

Warum interne Kommunikation strategisch sein muss

Interne Kommunikation ist kein Selbstzweck: Sie stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl und schafft Klarheit über die Vision und Ziele des Unternehmens. Mitarbeiter:innen, die gut informiert und eingebunden sind, fühlen sich motivierter und wertgeschätzt – was die Unternehmenskultur nachhaltig stärkt. Die folgenden Schlüsselfaktoren sollen zeigen, wie eine durchdachte Kommunikationsstrategie zur Basis eines erfolgreichen Unternehmens wird.

Schlüsselfaktor 1: Einheitliche Kommunikation als Grundlage

Wer die interne Kommunikation ernst nimmt, sollte mit einer stabilen Basis beginnen: Einheitlichkeit. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Mitteilung gleich gestaltet sein muss. Es geht vielmehr darum, dass die Kommunikation im Kern immer die Werte und Ziele des Unternehmens widerspiegelt. Genau das ist bei KNAPP gelungen – unter anderem durch das Konzept der „Wertewochen“. Dort wird jeder der fünf Unternehmenswerte über das Jahr hinweg für einen Monat besonders hervorgehoben und in Intranet-Serien, Events und anderen Kommunikationsmaßnahmen thematisiert.

Praxis-Tipp: Einheitlichkeit schaffen heißt, sich um einen klaren Wertekanon zu bemühen und ihn regelmäßig sichtbar zu machen. Kampagnen, die diesen Werten gewidmet sind, können dazu beitragen, dass sich alle Kolleg:innen mit dem Unternehmen und dessen Zielen identifizieren.

Einblicke: So schafft KNAPP eine werteorientierte Kommunikationsbasis

• Strategische Werteorientierung: Die Kommunikation wird an den Unternehmenswerten und -zielen ausgerichtet, um eine gemeinsame Kultur zu fördern.
• Lebendige Aktionen: Mit regelmäßigen Intranet-Serien, Events und spezifischen Kampagnen werden Werte greifbar gemacht – und die Mitarbeitenden erleben diese in ihrem Alltag.

Schlüsselfaktor 2: Multichannel-Ansatz für die zielgerichtete Ansprache

Mitarbeiter:innen in unterschiedlichen Abteilungen haben verschiedene Bedürfnisse – und das gilt auch für die Kanäle, über die sie Informationen erhalten. KNAPP setzt auf einen Multichannel-Ansatz, um die Botschaften dorthin zu bringen, wo sie gebraucht werden. Während Büroangestellte vor allem über das Intranet erreicht werden, werden Informationen für Produktionsmitarbeiter:innen auf Bildschirmen in den Hallen bereitgestellt, oft in einfacher Sprache und komprimierter Form.

Praxis-Tipp: Lernen Sie die Kommunikationsbedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden kennen und stimmen Sie die Kanäle darauf ab. Wichtige Inhalte sollten in Formaten und über Zugangswege verbreitet werden, die von der Zielgruppe tatsächlich genutzt werden.

So setzt KNAPP den Multichannel-Ansatz um:

• Zielgruppenspezifische Inhalte: Je nach Bedarf und Zugangsmöglichkeit werden Informationen über verschiedene Kanäle bereitgestellt.
• Zugänglichkeit fördern: Inhalte werden so aufbereitet, dass sie für alle Mitarbeitenden verständlich und leicht konsumierbar sind – sei es auf mobilen Geräten, Bildschirmen oder in den klassischen Intranet-Updates.

Schlüsselfaktor 3: Effiziente Prozesse und klare Strukturen für die Kommunikatoren

Eine lebendige, verlässliche Kommunikation braucht ein starkes Team an Content-Redakteuren und Kommunikatoren, die die Inhalte aktiv gestalten. KNAPP hat hier ein dezentrales Modell gewählt und ermöglicht es über 300 Redakteuren weltweit, Inhalte für das Intranet zu erstellen. Um die Qualität zu gewährleisten, werden die Redakteure durch E-Learning-Module und regelmäßige Schulungen unterstützt. Zudem gibt es einen Teams-Kanal, in dem sich alle Editoren austauschen und Fragen stellen können. So entsteht eine wertvolle Community, die sich gegenseitig unterstützt und inspiriert.

Praxis-Tipp: Schulungen, klare Regeln und ein kontinuierlicher Austausch fördern eine selbstorganisierte, motivierte Community unter den Redakteuren. Nutzen Sie dies, um die interne Kommunikation flexibler und lebendiger zu gestalten.

Governance und Qualitätssicherung bei KNAPP

• Fundierte Schulungen und Weiterbildungen: Redakteure werden in einem E-Learning geschult und regelmäßig über neue Funktionen und Richtlinien informiert.
• Eine unterstützende Community aufbauen: In einem dedizierten Teams-Kanal können Redakteure Fragen stellen und sich untereinander helfen, was einen aktiven Austausch fördert.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Das ausführliche Interview zwischen Peter und Selina können Sie in Form einer Videoaufzeichnung hier einsehen:

Technologien als Unterstützung: KI und Automatisierung als Zukunftspotenzial

Auch moderne Technologien und KI gewinnen in der internen Kommunikation an Bedeutung. Selina sieht große Potenziale in KI-Tools wie Microsoft Copilot, die den Redakteuren den Alltag erleichtern könnten, etwa durch sprachliche Optimierungen oder das Einhalten von einheitlichen Formulierungen. Langfristig könnten KI-gestützte Tools eine wichtige Rolle in der Qualitätskontrolle spielen und dafür sorgen, dass Redakteure konsistente und ansprechende Inhalte liefern – gerade für jene, die nur gelegentlich Beiträge erstellen.

Praxis-Tipp: KI und Automatisierung bieten Chancen, die redaktionelle Arbeit zu optimieren und die Qualität zu sichern. Richten Sie klare Regeln ein und evaluieren Sie, wie KI-gestützte Tools sinnvoll eingesetzt werden können.

Perspektive: KI als Tool für die Zukunft

• Automatisierte Qualitätskontrolle: KI-Tools könnten Fehler erkennen und die einheitliche Sprache unterstützen, was vor allem gelegentlichen Redakteuren zugutekommt.
• Gezielte Ansprache: KI könnte langfristig dazu beitragen, Nachrichten passgenau an die verschiedenen Zielgruppen zu versenden und den Aufwand für die Redaktion zu senken.

Fazit: Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige und starke interne Kommunikation

Interne Kommunikation ist die Grundlage für eine transparente, offene Unternehmenskultur. Wer seine Strategien an klaren Werten und Zielen ausrichtet, die richtigen Kanäle wählt und die Prozesse effizient organisiert, schafft eine langfristige Basis für erfolgreiches Teamwork und Mitarbeiterbindung. KNAPP setzt diese Prinzipien bereits erfolgreich um und zeigt, dass klare Werteorientierung, flexible Strukturen und der Einsatz neuer Technologien entscheidend dazu beitragen können, dass Botschaften ankommen und gehört werden.

Eine durchdachte interne Kommunikation, die auf diesen drei Schlüsselfaktoren basiert, stärkt nicht nur die Kultur im Unternehmen, sondern schafft auch Vertrauen und ein Gefühl der Zugehörigkeit.

Stärken Sie Ihre Unternehmenskultur durch klare Kommunikation

Effektive Kommunikation stärkt die Kultur und das Engagement im Unternehmen. Wenn Sie erfahren möchten, wie unsere Lösungen Ihre internen Kommunikationsprozesse nachhaltig optimieren können, sprechen Sie uns gerne an – wir helfen Ihnen, die passenden Werkzeuge und Strategien zu finden.

Teilen Sie uns Ihr Anliegen mit: