Teams brauchen jetzt klare Kommunikationsprozesse

Das Corona-Jahr hat uns herausgefordert. Covid-19 und Homeoffice haben unsere Zusammenarbeit verändert. Viele Mitarbeiter mussten sich erstmals Digital Skills aneignen. Laut der Flexible Work Studie verwenden 85 % der Unternehmen jetzt mehr unterschiedliche Kommunikationstools als noch vor Covid-19. Tools wie Microsoft Teams wurden in kürzester Zeit ausgerollt. Die Belegschaft musste diese rasch annehmen und anwenden. Dabei wurden vielerorts entweder keine Spielregeln aufgestellt oder oftmals nur unzureichende. Teams sind nun vielerorts gefordert (Kommunikations-)Prozesse und Regeln für die virtuelle Zusammenarbeit aufzustellen. Sie brauchen Unterstützung im Aufbau neuer Kommunikationsprozesse?

Jetzt klare KommunikationsProzesse aufstellen

6 Tipps für eine gute, virtuelle Zusammenarbeit

  1. Gemeinsame Ziele klar definieren: Im Homeoffice sind Mitarbeiter auf sich gestellt. Wichtig ist, dass jeder einzelne Mitarbeiter weiß, was von ihm bis wann erwartet wird. Jeder soll seine eigenen Ziele, aber auch jene des Teams kennen. So weiß jeder, welchen Beitrag er selbst leisten muss und kann. Die Nutzung eines gemeinsamen Planners, definierte Abgabetermine und fixierte Telefon- oder Videokonferenztermine helfen jedem Einzelnen, im Homeoffice eine Grundstruktur für seinen Arbeitstag aufzubauen.
  2. Überlegt und strukturiert kommunizieren: August Everding sagte einst „Die höchste Form der Kommunikation ist der Dialog“. Dieser fällt jedoch im Homeoffice nicht in allen Fällen leicht. Da man in der virtuellen Zusammenarbeit oft weniger weiß, wann Kollegen zu welchen Zeiten an Projekten arbeiten, muss ein strukturierter Weg gefunden werden, um Informationen zu teilen und Tasks zu planen und zu monitoren. E-Mails reichen hier nicht aus. Ein Tool wie Microsoft Teams muss gefunden werden, wo alle Informationen und Dokumente zusammenlaufen und man laufend am letzten Stand bleibt. Laut dem Bericht 2018 Trends in High-Performing. Global Virtual Teams besitzen gute, virtuelle Teamkollegen folgenden Eigenschaften: Sie teilen Informationen (19%), arbeiten zusammen (18%), sind proaktiv engagiert (17%) und organisiert (14%).
  3. Regelmäßige Statusupdates: Sind gemeinsame Ziele gesetzt, so muss man sich auch laufend über deren Erreichungsgrad austauschen. Bewährt haben sich regelmäßige Meetings in Teams, um über den Arbeitsfortschritt oder über mögliche Probleme zu sprechen und um einander Feedback zu geben.
  4. Erreichbarkeiten offen kommunizieren: Sowohl für jeden Einzelnen als auch für das Team kann es sehr belastend sein, wenn man nicht weiß, wann andere problemlos erreichbar sind oder wann der Arbeitstag endet. Michael Bartz, Experte für modere Arbeitsformen an der IMC Fachhochschule Krems, rät in einem Blogbeitrag zum virtuellen Grüßen am Morgen und am Ende des Arbeitstages. So können Erholungszeiten bewusster gesetzt werden und man erzieht sich gegenseitig zum Setzen von Arbeitsgrenzen.
  5. Gutes, einheitliches Collaborationstool wählen: Am Markt existieren viele Collaboration-Tools. Fragen Sie sich, welche Bedürfnisse Sie im Unternehmen haben. Was soll eine virtuelle Zusammenarbeit bieten? Was soll das Tool können und garantieren? Muss man ggf. Tools, die Mitarbeiter im Unternehmen aktuell verwenden, ersetzen? Wie fit sind die Mitarbeiter im Umgang digitaler Tools? Wichtig ist, dass Sie auf ein einheitliches Tool im Unternehmen setzen, mit dem nachhaltig und langfristig gearbeitet werden kann. Wir empfehlen zu 100% Microsoft Teams und unterstützen Unternehmen dabei technisch, als auch bei der Arbeitsumstellung mittels Change und Adoption Workshops. Wir unterstützen Sie gerne.
  6. Informelles & Humor nicht zu kurz kommen lassen: Die gemeinsame Kaffee- oder Mittagspause entfällt, man läuft sich nicht mehr zufällig über den Weg: Um den Zusammenhalt in Teams hoch zu halten, ist es wichtig, auch den Spaß und das Zwischenmenschliche nicht zu kurz kommen lassen. Erfolge virtuell zusammen feiern, kurze Anrufe bei Kollegen, um nachzufragen, wie es im Homeoffice mit den Kindern so geht, oder einfach mal ein lustiges Videos oder Bilder zur Aufheiterung durchsenden. Wir finden beispielsweises diesen 10-minütigen Kabarettmitschnitt über „Home Office“ von Klaus Eckel witzig 🙂

 

So unterstützt Microsoft Teams die Zusammenarbeit im Team

Virtuelle Settings müssen für Abstimmungen und für die Zusammenarbeit besonders gut organisiert werden. Toolseitig unterstützt Microsoft Teams Arbeitsteams sehr gut bei einer möglichst reibungslosen Zusammenarbeit, die damit trotz Distanz „persönlich“ und „nah“ gestaltet werden kann. Laut Microsoft CEO Satya Nadella zählt das Tool per Ende Oktober mittlerweile 115 Millionen Nutzer täglich. Vor sechs Monaten waren es noch 75 Millionen, was einem Wachstum von 50 Prozent entspricht. Microsoft Teams wurde in den vergangenen Monaten kontinuierlich verbessert. So kann beispielsweise der neue Together-Modus das Gefühl erzeugen, virtuell mit den Kollegen im Büro zu sitzen. Das Tool wurde außerdem für Dritthersteller-Apps geöffnet. Laut Forrester Studie 2019 können mit Microsoft Teams durch die verbesserte Zusammenarbeit, dem besseren Informationsaustausch und durch weniger Meetings 4 Stunden pro Woche eingespart werden. 

Weitere Vorteile von microsoft teams

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