NEUE WEGE GEHEN

Von 3rd-Party zu Microsoft 365: Das neue Intranet von ALPLA

Erfahren Sie hier, wie der ALPLA Group der unternehmensweite Umstieg von einer 3rd-Party-Intranetlösung auf Microsoft 365 gelungen ist.

ALPLA Group

23.300 Beschäftigte
197 Niederlassungen
47 Länder

Branche

Entwicklung und Herstellung von innovativen Verpackungslösungen

Solvion Leistungen

Etablierung einer Intranetlösung auf SharePoint

ALPLA gilt mit seinen 23.300 Mitarbeiter:innen und 196 Niederlassungen in 47 Ländern als das weltweit führende Unternehmen in der Herstellung und Entwicklung von innovativen Verpackungslösungen aus nachhaltigen Kunststoffen. In der dynamischen Welt der Verpackungsindustrie, wo Effizienz und Innovation entscheidende Wettbewerbsfaktoren sind, ist die effiziente interne Kommunikation mit den Beschäftigten von zentraler Bedeutung.

Im Rahmen der langjährigen Zusammenarbeit mit SOLVION im Bereich der internen Kommunikation, ist ALPLA der Umstieg von einem Drittanbieter Intranet auf Microsoft 365 gelungen. In dieser Kundenstory berichten Jochen Stocker, Digital Workplace Consultant und Projektleiter bei SOLVION, sowie seitens ALPLA Gernot Schweigkofler, der den inhaltlichen Verantwortlichen stellt und Gerd Emberson-Borufka, der den technischen Part inne hat, wie der Umstieg gelungen ist, welche Herausforderungen es gab, und wie die Mitarbeitenden von ALPLA nun vom neuen Intranet profitieren

  1. Ausgangslage mit Valo Intranet
  2. Entscheidung für den Wechsel zu SharePoint
  3. Migration und Implementierung 
  4. Vorteile des neuen Intranets
  5. Zukunftsperspektiven und Weiterentwicklung
  6. Fazit und Empfehlungen
  7. Vergleich 3rd-Party-Intranet mit SharePoint Standard

Ausgangslage mit Valo Intranet

Die Reise begann im Jahre 2020. Hier nahm sich ALPLA vor, ihr veraltetes Intranet zu modernisieren. Das bestehende System war technisch eingeschränkt und schwer zu bedienen. Um die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, entschied sich ALPLA zunächst für das Valo Intranet. Diese Intranetlösung half, einige der bestehenden Einschränkungen zu überwinden, war jedoch nicht ohne seine eigenen Herausforderungen.

Das Valo Intranet bot zu diesem Zeitpunkt eine benutzerfreundliche Oberfläche und viele nützliche Funktionen, die insbesondere die Administration und die Arbeit der Redakteure erleichterten. Die einfache Navigation und die eleganten Layout-Lösungen ermöglichten eine effizientere Erledigung der täglichen Aufgaben. Besonders geschätzt wurden die umfangreichen Toolboxen, die den Redakteuren ein intuitives Arbeiten ermöglichten. Die Möglichkeit, Zielgruppen spezifisch anzusprechen (Audience Targeting), und die einfachen Filteroptionen auf der globalen Hauptseite waren ebenfalls entscheidende Vorteile. Allerdings gab es Schwierigkeiten, insbesondere bei der Integration und bei Updates von Microsoft SharePoint. Bei auftretenden Problemen dauerte es oft lange, bis eine Lösung gefunden war, da es sich um ein Drittanbieter-Tool handelte.

Entscheidung für den Wechsel zu Microsoft 365 (SharePoint)

Im November 2021 wurde bekannt, dass Valo Intranet aufgekauft wird. Da somit auch das Ende der Weiterentwicklung angekündigt wurde, entschied sich ALPLA für einen Wechsel zu Microsoft 365 mit SharePoint und Microsoft Viva. Diese Entscheidung basierte auch auf der Notwendigkeit einer nachhaltigeren und besser integrierten Lösung. Der Wechsel zu SharePoint Standard bot die Möglichkeit, die Vorteile eines integrierten Systems zu nutzen und die Abhängigkeit von Drittanbietern zu verringern. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung von SharePoint sah ALPLA eine Chance, von zukünftigen Verbesserungen und neuen Funktionen direkt zu profitieren.

Sie haben noch Valo Intranet im Einsatz und stehen vor der Herausforderung, eine Migration auf eine andere Intranetlösung zu vollziehen. Erfahren Sie hier mehr über mögliche Alternativen zu Valo.
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Migration und Implementierung

Die Migration zu Microsoft SharePoint verlief reibungsloser als erwartet. Gerd Emberson-Borufka erläutert, dass technische Anpassungen überwiegend im Hintergrund vorgenommen wurden, sodass die Nutzer kaum Veränderungen bemerkten. ALPLA konnte die Valo Webparts problemlos durch SharePoint Standard Webparts ersetzen, ohne die Funktionalität oder Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen. Ein strukturierter Migrationsplan half dabei, den Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten. Während der Migration wurden vor allem technische Komponenten wie Webparts und Content-Typen Schritt für Schritt ausgetauscht. Ein besonderer Fokus lag darauf, die User Experience konstant zu halten und den Nutzern gleichzeitig neue, verbesserte Funktionen zur Verfügung zu stellen. Hier mehr Details zu den einzelnen Migrations-Phasen:

Planungsphase

Detaillierte Bestandsaufnahme des bestehenden Valo Intranets. Identifikation aller genutzten Funktionen, Webparts und Content-Typen. Entwicklung eines Migrationsplans, der klare Schritte und Meilensteine definierte.

Technische Umsetzung

(1) Vorbereitung der SharePoint-Umgebung: notwendige Konfigurationen der neuen Plattform, die den Anforderungen von ALPLA entsprechen.
(2) Bestehende Valo Webparts und Content-Typen identifizieren, die durch SharePoint-Standardlösungen ersetzt werden sollten.

Testphase

Vor dem Go-Live: technische Tests, Usability-Tests, um sicherzustellen, dass die neuen Funktionen reibungslos funktionieren und von den Nutzern akzeptiert werden. Fokus: Datenmigration und der Sicherstellung, dass alle Inhalte korrekt übertragen wurden.

Schulung & Support

Umfassendes Schulungsprogramm für Nutzer. Dies stellte sicher, dass alle Mitarbeiter mit den neuen Funktionen und der Bedienung des SharePoint Intranets vertraut sind. Zusätzlich Support-Team, um Fragen zu beantworten und bei Problemen schnell zu helfen.

Go-Live und Nachbereitung

Koordinierter Go-Live-Prozess. Nutzer wurden im Vorfeld informiert und unterstützt. Nach dem Go-Live wurden kontinuierlich Feedback gesammelt und notwendige Anpassungen vorgenommen, um die Nutzererfahrung weiter zu optimieren.

Vorteile des neuen Intranets

Die Umstellung auf Microsoft SharePoint brachte zahlreiche Vorteile mit sich. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Integration der SharePoint Inhalte mit anderen Microsoft 365 Services wie Microsoft Teams und Microsoft Viva sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform. Dies hat die Bedienbarkeit und Akzeptanz des neuen Intranets erheblich verbessert.

Ein weiterer bedeutender Vorteil war die Einführung von Viva Engage, welches eine wichtige soziale Komponente hinzufügte und von den Mitarbeitern gut angenommen wurde. Viva Engage wird genutzt, um soziale Interaktionen und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu fördern. Es integriert sich nahtlos in Microsoft Teams und bietet Funktionen für den Austausch von Ideen, das Stellen von Fragen und die Teilnahme an Diskussionen in verschiedenen Communities. Mitarbeiter können Beiträge teilen, an Gesprächen teilnehmen und sich über Unternehmensneuigkeiten austauschen. 

Darüber hinaus erweist sich die Möglichkeit der parallelen Bearbeitung von Beiträgen als besonders vorteilhaft für die Redakteure, was zu einer höheren Effizienz und besseren Zusammenarbeit in den Teams führt. Die neue Plattform bot zudem eine höhere Granularität bei der Zielgruppenansprache, was die Relevanz und Effizienz der internen Kommunikation weiter steigerte.

Hier finden Sie einen Vergleich zwischen einem Drittanbieter-Intranet und einem SharePoint-basierten Intranet.

Für unser Intranet war der Wechsel zur Microsoft SharePoint Standard-Lösung die richtige Entscheidung. Die Vorteile überwiegen deutlich, und die Integration in unser digitales Ökosystem ist optimal.

Gerd Emberson-Borufka

IT Projektleiter & Business Analyst, ALPLA

Blick in die Zukunft

Zukunftsperspektiven und Weiterentwicklung

ALPLA plant, das Intranet weiter auszubauen, insbesondere um auch die Firstline Worker zu erreichen und die Mehrsprachigkeit zu verbessern. Ein zentrales Ziel ist es, das Intranet auch für Mitarbeiter in den Fabriken zugänglich zu machen, die aktuell noch keine Microsoft-Lizenzen haben. Dies erfordert kreative Lösungen, um die Informationen auch auf mobilen Endgeräten bereitzustellen und sicherzustellen, so dass alle Mitarbeiter gleichermaßen Zugang zu wichtigen Unternehmensnachrichten haben. Die Einbindung von KI wird hierzu als vielversprechende Lösung gesehen, um die Mehrsprachigkeit zu verbessern und die Reichweite der Unternehmenskommunikation zu erhöhen. ALPLA erwartet, dass die Nutzung von KI-gestützten Übersetzungen die Effizienz und Genauigkeit der Kommunikation in den zahlreichen Sprachen des Unternehmens verbessert.

Fazit und Empfehlungen

ALPLA ist sehr zufrieden mit dem Ergebnis des neuen Intranets und würde den Wechsel zu Microsoft SharePoint Standard jederzeit wiederholen. Die Integration und Weiterentwicklung sind exzellent, und die Abhängigkeit von Drittanbietern ist deutlich geringer. Für Unternehmen, die vor der Entscheidung stehen, ein neues Intranet zu implementieren, empfiehlt ALPLA, die Vorteile von Microsoft SharePoint Standard zu prüfen. Die Möglichkeit, flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren und gleichzeitig von kontinuierlichen Verbesserungen zu profitieren, ist ein entscheidender Vorteil.

Man sollte gute Gründe haben, warum man sich für einen Drittanbieter entscheidet und nicht von vornherein den Standard ausklammern, weil er mittlerweile wirklich viel kann.

Gernot Schweigkofler

Senior Internal Communications Manager, ALPLA

Die Frage, ob und welches Third-Party-Tool für Microsoft 365 sinnvoll ist, ist ein wiederkehrendes Thema in nahezu jedem Kundengespräch. Wir sind der Meinung, dass es darauf keine pauschale Antwort gibt. Unser Ansatz zielt darauf ab, den Kunden in die Lage zu versetzen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Wir liefern lediglich den notwendigen Input, ohne dabei einen vordefinierten Weg in der Beratung vorzugeben.

Jochen Stocker

Digital Workplace Consultant, SOLVION

Hier gibt es die gesamte Referenz als Video zum Nachsehen:

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Vergleich zwischen Drittanbieter Intranet-Lösungen und Microsoft 365

Drittanbieter Intranet


Für kleinere Unternehmen oftmals kostengünstiger

Häufig intuitivere Benutzeroberflächen für Endbenutzer

Weniger Schulungsaufwand durch einfache Bedienbarkeit

Umfangreiche Gestaltungs- und Anpassungsmöglichkeiten


Abhängigkeit von Drittanbietern für Updates und Problemlösungen

Sicherheitsstandards und Compliance-Funktionen können variieren und nicht immer den höchsten Standards entsprechen

Mögliche Integrationsprobleme mit bestehenden Systemen

Microsoft 365 (SharePoint)


Nahtlose Integration des SharePoint Intranets mit anderen Microsoft 365 Services (z.B. Teams, Viva)

Keine/Geringere Abhängigkeit von Drittanbietern. Add-ons durch Microsoft 365 nahe Drittanbieter jedoch möglich.

Hohe Sicherheitsstandards und Compliance-Funktionen, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen

Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches direkt von Microsoft


Initiale Einrichtung und Konfiguration können komplex und zeitaufwendig sein 

Erfordert Schulungen und Change Management für die effektive Nutzung

Weniger Gestaltungs- und Anpassungsmöglichkeiten

Die passende Intranetlösung für Ihr Unternehmen

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