ALPLA gilt mit seinen 23.300 Mitarbeiter:innen und 196 Niederlassungen in 47 Ländern als das weltweit führende Unternehmen in der Herstellung und Entwicklung von innovativen Verpackungslösungen aus nachhaltigen Kunststoffen. In der dynamischen Welt der Verpackungsindustrie, wo Effizienz und Innovation entscheidende Wettbewerbsfaktoren sind, ist die effiziente interne Kommunikation mit den Beschäftigten von zentraler Bedeutung.

Im Rahmen der langjährigen Zusammenarbeit mit SOLVION im Bereich der internen Kommunikation, ist ALPLA der Umstieg von einem Drittanbieter Intranet auf Microsoft 365 gelungen. In dieser Kundenstory berichten Jochen Stocker, Digital Workplace Consultant und Projektleiter bei SOLVION, sowie seitens ALPLA Gernot Schweigkofler, der den inhaltlichen Verantwortlichen stellt und Gerd Emberson-Borufka, der den technischen Part inne hat, wie der Umstieg gelungen ist, welche Herausforderungen es gab, und wie die Mitarbeitenden von ALPLA nun vom neuen Intranet profitieren

1. Ausgangslage mit Valo Intranet
2. Entscheidung für den Wechsel zu SharePoint
3. Migration und Implementierung 
4. Vorteile des neuen Intranets
5. Zukunftsperspektiven und Weiterentwicklung
6. Fazit und Empfehlungen
7. Vergleich 3rd-Party-Intranet mit SharePoint Standard

Ausgangslage mit Valo Intranet

Die Reise begann im Jahre 2020. Hier nahm sich ALPLA vor, ihr veraltetes Intranet zu modernisieren. Das bestehende System war technisch eingeschränkt und schwer zu bedienen. Um die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, entschied sich ALPLA zunächst für das Valo Intranet. Diese Intranetlösung half, einige der bestehenden Einschränkungen zu überwinden, war jedoch nicht ohne seine eigenen Herausforderungen.

Das Valo Intranet bot zu diesem Zeitpunkt eine benutzerfreundliche Oberfläche und viele nützliche Funktionen, die insbesondere die Administration und die Arbeit der Redakteure erleichterten. Die einfache Navigation und die eleganten Layout-Lösungen ermöglichten eine effizientere Erledigung der täglichen Aufgaben. Besonders geschätzt wurden die umfangreichen Toolboxen, die den Redakteuren ein intuitives Arbeiten ermöglichten. Die Möglichkeit, Zielgruppen spezifisch anzusprechen (Audience Targeting), und die einfachen Filteroptionen auf der globalen Hauptseite waren ebenfalls entscheidende Vorteile. Allerdings gab es Schwierigkeiten, insbesondere bei der Integration und bei Updates von Microsoft SharePoint. Bei auftretenden Problemen dauerte es oft lange, bis eine Lösung gefunden war, da es sich um ein Drittanbieter-Tool handelte.

Entscheidung für den Wechsel zu Microsoft 365 (SharePoint)

Im November 2021 wurde bekannt, dass Valo Intranet aufgekauft wird. Da somit auch das Ende der Weiterentwicklung angekündigt wurde, entschied sich ALPLA für einen Wechsel zu Microsoft 365 mit SharePoint und Microsoft Viva. Diese Entscheidung basierte auch auf der Notwendigkeit einer nachhaltigeren und besser integrierten Lösung. Der Wechsel zu SharePoint Standard bot die Möglichkeit, die Vorteile eines integrierten Systems zu nutzen und die Abhängigkeit von Drittanbietern zu verringern. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung von SharePoint sah ALPLA eine Chance, von zukünftigen Verbesserungen und neuen Funktionen direkt zu profitieren.

Sie haben noch Valo Intranet im Einsatz und stehen vor der Herausforderung, eine Migration auf eine andere Intranetlösung zu vollziehen. Erfahren Sie hier mehr über mögliche Alternativen zu Valo.
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Migration und Implementierung

Die Migration zu Microsoft SharePoint verlief reibungsloser als erwartet. Gerd Emberson-Borufka erläutert, dass technische Anpassungen überwiegend im Hintergrund vorgenommen wurden, sodass die Nutzer kaum Veränderungen bemerkten. ALPLA konnte die Valo Webparts problemlos durch SharePoint Standard Webparts ersetzen, ohne die Funktionalität oder Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen. Ein strukturierter Migrationsplan half dabei, den Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten. Während der Migration wurden vor allem technische Komponenten wie Webparts und Content-Typen Schritt für Schritt ausgetauscht. Ein besonderer Fokus lag darauf, die User Experience konstant zu halten und den Nutzern gleichzeitig neue, verbesserte Funktionen zur Verfügung zu stellen. Hier mehr Details zu den einzelnen Migrations-Phasen:

Vorteile des neuen Intranets

Die Umstellung auf Microsoft SharePoint brachte zahlreiche Vorteile mit sich. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Integration der SharePoint Inhalte mit anderen Microsoft 365 Services wie Microsoft Teams und Microsoft Viva sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform. Dies hat die Bedienbarkeit und Akzeptanz des neuen Intranets erheblich verbessert.

Ein weiterer bedeutender Vorteil war die Einführung von Viva Engage, welches eine wichtige soziale Komponente hinzufügte und von den Mitarbeitern gut angenommen wurde. Viva Engage wird genutzt, um soziale Interaktionen und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu fördern. Es integriert sich nahtlos in Microsoft Teams und bietet Funktionen für den Austausch von Ideen, das Stellen von Fragen und die Teilnahme an Diskussionen in verschiedenen Communities. Mitarbeiter können Beiträge teilen, an Gesprächen teilnehmen und sich über Unternehmensneuigkeiten austauschen. 

Darüber hinaus erweist sich die Möglichkeit der parallelen Bearbeitung von Beiträgen als besonders vorteilhaft für die Redakteure, was zu einer höheren Effizienz und besseren Zusammenarbeit in den Teams führt. Die neue Plattform bot zudem eine höhere Granularität bei der Zielgruppenansprache, was die Relevanz und Effizienz der internen Kommunikation weiter steigerte.

Hier finden Sie einen Vergleich zwischen einem Drittanbieter-Intranet und einem SharePoint-basierten Intranet.

Fazit und Empfehlungen

ALPLA ist sehr zufrieden mit dem Ergebnis des neuen Intranets und würde den Wechsel zu Microsoft SharePoint Standard jederzeit wiederholen. Die Integration und Weiterentwicklung sind exzellent, und die Abhängigkeit von Drittanbietern ist deutlich geringer. Für Unternehmen, die vor der Entscheidung stehen, ein neues Intranet zu implementieren, empfiehlt ALPLA, die Vorteile von Microsoft SharePoint Standard zu prüfen. Die Möglichkeit, flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren und gleichzeitig von kontinuierlichen Verbesserungen zu profitieren, ist ein entscheidender Vorteil.

Hier gibt es die gesamte Referenz als Video zum Nachsehen:

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