Bessere Kommunikation im hybriden Arbeitsalltag

Hybride Arbeit ist zum Schlagwort des modernen Arbeitsalltages geworden. Die Pandemie hat diesen Zugang zur Arbeit maßgeblich befeuert. Viele Führungskräfte sind im hybriden Arbeitsumfeld mit der Herausforderung beschäftigt, Informationen remote zu verteilen. Doch hat man dabei auch immer das richtige Gespür dafür, wie die eigenen Mitarbeiter:innen diese Informationen auffassen? Wir verraten Ihnen was eine gute Information ausmacht und wie diese an die richtigen Personen gelangt.

1. Informationsverteilung aus Sicht der Führungskräfte
2. Informationen aus Sicht der Mitarbeiter:innen
3. Wie geht man richtig mit Informationen um?

Die Sicht der Führungskräfte

Blicken wir zurück ins Zeitalter vor der Pandemie. Man fährt ins Büro und läuft schon frühmorgens den Kolleg:innen über den Weg. An deren Gesichtern erhält man gleich einen ersten Eindruck über deren Laune. Sieht man dem Kollegen noch das vergangene Wochenende an, wirkt die Kollegin sehr gestresst oder ist sie trotz eines Montages gut gelaunt. Zusammengefasst erhält man als Führungsperson gleich ein allgemeines Stimmungsbild im Büro. Doch nun schreiben wir das Jahr 2022. Montag Morgen. Nach dem Frühstück geht es mittlerweile wieder häufiger ins Büro. Dort angekommen findet man nur menschenleer Gänge und Büros vor. Der Teams Client startet. Statt echte Gesichter nur Profilbilder und eine Flut an roten Benachrichtigungssymbolen.

Früher hat man alle Kolleg:innen im Büro persönlich angetroffen und als Führungskraft ein Gespür gehabt wie es den Mitarbeiter:innen geht und wie die allgemeine Stimmungslage im Unternehmen ist.

Erstes Meeting: Strategieworkshop, finale Phase. Die Ankündigung des neuen Strategiepapiers steht an der Tagesordnung. Vor der Pandemie hat man Kolleg:innen im höheren Management in den Besprechungsraum geladen und die neue Strategie verkündet. Man konnte sichergehen, dass jeder und jede Anwesende die Grundaussagen verinnerlicht hat und an deren Kolleg:innen in den Abteilungen weitergeleitet hat.

Doch nun hat die hybride Arbeitswelt Einzug im Unternehmen genommen. Weil die Führungskraft besonders agil agieren möchte und sich sorgt, dass Informationsverteilung nicht schnell genug erfolgt, werden statt einem bestimmten Personenkreis sicherheitshalber gleich alle Mitarbeiter:innen des Unternehmens über die neue Unternehmensstrategie informiert. Die Aussendung erfolgt im Intranet. Da der Intranetbeitrag als „Wichtig“ markiert wurde, erfolgt auch eine automatische Benachrichtigung im Teams Client. Weil man wirklich alle erreichen möchte, wird zusätzlich eine Email an alle Mitarbeiter:innen ausgeschickt. Da die Outlook App und die Teams App auch am Smartphone läuft, erhält man auch hier noch zwei zusätzliche Benachrichtigungen.

Fazit: Hat im Jahre 2019 nur ein gewisser Personenkreis diese spezielle Information erhalten, erhält nun jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin insgesamt 5 Benachrichtigungen für ein und die selbe Information.

Die Sicht der Mitarbeiter:innen

Wir schreiben weiterhin das Jahr 2022. Montag Morgen. Frühstück. Danach direkt ins Homeoffice, sofern der Frühstückstisch nicht als solches fungiert. Der Teams Client startet und die roten Benachrichtigungssymbole quellen nur so über. Dazu kommen noch duzende Mails und ToDo‘s. Am Handy sieht die Sache nicht besser aus. Messenger, WhatsApp und dazu noch zahlreiche LinkedIn Kontaktanfragen.

Bis man sich der eigentlichen Arbeit widmen kann, muss man sich erstmal durch diese Informationsflut kämpfen. Nicht selten wird der gesamte Vormittag dafür verwendet. Neben den Emails, Chatnachrichten und anstehenden Tasks poppt da auf einmal eine Benachrichtigung über einen neuen Intranetbeitrag auf. Der Titel: „An alle Mitarbeiter:innen Neue Unternehmensstrategie veröffentlicht“. Im Anhang eine PDF mit 20 Seiten. Als Mitarbeit:in denkt man sich nur: „Eigentlich will ich ja nur meine Arbeit so gut als möglich erledigen, und auf einmal muss ich mich mit strategischen Fragen und KPI’s beschäftigen?“

Dies ist nur ein Beispiel aus der neuen Welt des Arbeitens, welches verdeutlicht, mit welcher Reizüberflutung Mitarbeiter:innen alltäglich konfrontiert ist.

Wie soll man nun mit dieser Informationsflut umgehen?

Gesagt heißt nicht immer richtig gehört, gehört heißt nicht immer richtig verstanden. Denn nur was bei jedem/jeder einzelnen Mitarbeiter:in ankommt, kann als kommuniziert betrachtet werden. Kommunikation und Zusammenarbeit gehört zusammen und ist ein sehr wichtiges Thema, welches nicht rein technisch mit den neuesten Tools zu lösen ist. Nehmen Sie sich daher Zeit und ein Herz für Ihre Mitarbeiter:innen und stellen Sie sich als Führungskraft folgende Fragen:

• Wen möchte ich ansprechen?
• Was möchte ich mit meiner Information bewirken?
• Was erwarte ich mir durch das Senden meiner Information?
• Was ist relevant / was nicht?
• Welchen Kommunikationskanal soll ich verwenden?

Unser Appell richtet sich auch an alle Mitarbeiter:innen. Bitte beachten Sie daher als Mitarbeiter:in bei dem Umgang mit Informationen folgendes:

• sorgfältig reflektieren
• sortieren und priorisieren
• Stellen Sie sich die Frage: Möchte/muss ich das gerade annehmen?
• Bitte die Vorgesetzten und Kolleg:innen um faires Informieren
• Sagen Sie auch mal: Jetzt gerade nicht!

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