Im Rahmen der Copilot Roadshow Westösterreich 2025 durften wir die Ergebnisse der erfolgreichen Pilotphase von Microsoft Copilot bei der ILF-Gruppe einem breiten Fachpublikum präsentieren. In diesem Referenzbericht fassen wir die zentralen Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Projekt zusammen und geben ein Update zum aktuell laufenden Rollout von über 2.500 Lizenzen.

Mit Microsoft 365 Copilot zur produktiveren Wissensarbeit

Die ILF Gruppe ist ein international tätiges, unabhängiges Ingenieur- und Beratungsunternehmen mit über 3.000 Mitarbeitenden weltweit. Als Partner für anspruchsvolle Großprojekte in den Bereichen Infrastruktur, Energie und Industrie gestaltet ILF die Energiewende und Zukunftstechnologien maßgeblich mit – unter anderem durch ihre Beteiligung an Tunnelbau- und Wasserstoffprojekten in Europa.

Um die eigene digitale Transformation weiter voranzutreiben, setzte sich ILF zum Ziel, den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der täglichen Wissensarbeit gezielt zu evaluieren. Dabei rückte Microsoft 365 Copilot in den Fokus – als potenzieller Begleiter zur Entlastung bei Routinetätigkeiten, zur Effizienzsteigerung in Kommunikation und Dokumentation sowie zur besseren Strukturierung komplexer Informationsflüsse.

Vom kritischen Blick zur strategischen Entscheidung

Zu Projektbeginn war die Einschätzung zu Microsoft 365 Copilot bei ILF durchaus zurückhaltend. Erste Tests im Alleingang, mit wenigen Lizenzen im IT-Team, führten zu einer eher skeptischen Bewertung – der praktische Nutzen erschien begrenzt, und das Potenzial der Technologie wurde nicht voll erkannt.

Durch gezielte Unterstützung von Microsoft wurde eine strukturierte Test- und Evaluierungsphase ermöglicht und mit SOLVION ein erfahrenen Copilot- und Change-Management-Partner gefunden.

Enablement, Struktur und Change Management

SOLVION übernahm in weitere Folge die strategische und operative Projektbegleitung – mit Fokus auf klare Zieldefinition, strukturierte Tests und nachhaltige Verankerung im Unternehmen. Die Evaluierungsphase dauerte etwa zwei Monate. Ziel war es, Microsoft 365 Copilot in einem realitätsnahen, strukturierten Rahmen auf seine tatsächliche Eignung für ILF zu prüfen – sowohl aus technischer als auch aus organisatorischer Sicht. Die Phase war global ausgerichtet und wurde in enger Zusammenarbeit zwischen ILF, Microsoft und SOLVION durchgeführt. Zu den zentralen Leistungen gehörten:

• Zielworkshops mit der IT- und Management-Ebene, um den Rahmen der Evaluierung festzulegen. ILF wollte insbesondere lernen, wie man Change Management rund um ein KI-Tool wie Copilot professionell aufsetzt.

• Entwicklung einer Flightcrew (Testgruppe) mit gezielter Auswahl engagierter Mitarbeitender

• Definition und Kategorisierung von Use Cases (Kommunikation, Textverarbeitung, HR, Projektarbeit)

• Erstellung und Bereitstellung von maßgeschneiderten Prompts basierend auf realen Arbeitsanforderungen

• Wöchentliche „Ask-the-Expert“-Sessions zur Unterstützung, zum Austausch und zur Klärung von Fragen

• Konzeption eines Feedbackprozesses, der nicht nur das allgemeine Stimmungsbild, sondern vor allem die Wirksamkeit einzelner Prompts erfasste

• Aufbau einer interaktiven Infopage im Intranet, inklusive Lizenz-Infos, Schulungsmaterialien und Use-Case-Bibliothek

• Einrichtung einer unternehmensweiten Microsoft Teams Community, um Austausch, Support und Updates kontinuierlich sicherzustellen

SOLVION setzte dabei auf echtes Enablement: Ziel war es, ILF nicht nur durch das Projekt zu führen, sondern das Unternehmen in die Lage zu versetzen, den Rollout selbstständig zu skalieren und dauerhaft weiterzuentwickeln.

Von der Pilotphase zum globalen Rollout

Die Pilotphase wurde global mit 100 Testpersonen in zwei Sprachgruppen (deutsch und englisch) eingeleitet. Die strukturierte Herangehensweise, die gezielte Auswahl von Use Cases und die enge Begleitung der Testgruppen durch SOLVION führten dazu, dass Copilot nicht nur verstanden, sondern konkret im Arbeitsalltag mit realen Daten erprobt wurde. 

Entscheidend war dabei, dass ILF nicht nur ein allgemeines Stimmungsbild, sondern qualitatives, Use-Case-bezogenes Feedback erhob. So wurde klar erkennbar, welche Anwendungsfälle produktiv unterstützt werden konnten, ob durch geschicktes Prompting oder durch klare funktionale Stärken von Copilot.

Erkenntnisse aus der Pilotphase

✅ Effizienz in der Textverarbeitung: Copilot zeigte insbesondere beim Erstellen und Zusammenfassen technischer Dokumente deutliche Zeitersparnisse – ein großer Mehrwert für projektnahe Rollen.
✅ Prompting-Begleitung als Schlüsselfaktor: Viele Use Cases wurden erst durch die Bereitstellung spezifischer Prompts wirklich nutzbar. Die Unterstützung durch SOLVION war dabei entscheidend, um Potenziale überhaupt zu erschließen.
⚠️ Herausforderung bei komplexeren Analysen: Einige User erwarteten von Copilot die Fähigkeit, tiefergehende logische oder technische Auswertungen durchzuführen – etwa im Stil eines Fachassistenten. Hier zeigte sich, dass Copilot aktuell vor allem in der Informationsverarbeitung und Strukturierung punktet, weniger bei anspruchsvoller Datenanalyse.

Besonders die signifikante Zeitersparnis bei wiederkehrenden Aufgaben, die Effizienzgewinne bei der Erstellung technischer Inhalte sowie das positive Nutzerfeedback zur Relevanz und Alltagstauglichkeit überzeugten das Management.

In Verbindung mit der Projektbegleitung durch SOLVION und der Unterstützung durch Microsoft entschied sich ILF für den nächsten Schritt: den unternehmensweiten Rollout von Microsoft 365 Copilot mit über 2.500 Lizenzen weltweit – ein Meilenstein in der digitalen Transformation des Unternehmens.

Aktueller Stand des Rollouts (Stand Mai 2025)

• Bisher vergebene Lizenzen: Rund 1.200 von geplanten über 2.700 Lizenzen wurden bereits ausgerollt.

• Rollout-Modell: Der Rollout erfolgt schrittweise und auf freiwilliger Basis. Mitarbeitende konnten über ein zentrales Anmeldeformular eine Lizenz beantragen und gleichzeitig angeben, für welche Aufgaben sie Copilot nutzen möchten. Auf dieser Basis wurden zielgerichtete Onboarding-Maßnahmen entwickelt, darunter Einführungsworkshops, Use-Case-Demonstrationen und fortlaufende „Ask the Expert“-Formate.

• Onboarding & Enablement: ILF wurde durch SOLVION in die Lage versetzt, das Onboarding (inkl. Schulungen, Ask the Experts Sessions und Community-Betreuung) eigenständig fortzuführen. Die Verantwortung liegt nun intern, was Skalierbarkeit und Nachhaltigkeit unterstützt.

• Infrastruktur & Kommunikation: Neben dem Lizenzprozess wurde eine umfassende Infopage im Intranet eingerichtet, ergänzt durch eine interne Microsoft Teams Community, in der Copilot-Nutzer:innen Informationen, Erfahrungen und Updates austauschen können.

• User-Umfrage (Frühjahr 2025): Eine weltweite Umfrage mit rund 320 Rückmeldungen lieferte wertvolle Erkenntnisse zur bisherigen Nutzung und zeigte auf, dass weitere Kommunikationsmaßnahmen notwendig sind, um ungenutztes Potenzial zu aktivieren.

Ein konkretes Enddatum des Rollouts wurde nicht festgelegt, aber basierend auf dem freiwilligen Modell und dem aktuellen Fortschritt ist mit einem vollständigen Rollout im Laufe der zweiten Jahreshälfte 2025 zu rechnen – abhängig von weiteren Rückmeldungen, interner Nachfrage und organisatorischer Priorität.

Erwartungen an den vollständigen Rollout

• Breiter Produktivitätsschub durch automatisierte Textbearbeitung, Dokumentenzusammenfassungen, Meeting-Notizen, E-Mail-Vorbereitungen u. v. m.

• Stärkere Eigenverantwortung der Mitarbeitenden: Copilot soll helfen, selbstständiger zu arbeiten – ohne ständige Rücksprachen, besonders in global verteilten Teams.

• Impulse für digitale Reife und Innovationskultur: ILF sieht Copilot nicht als isoliertes Tool, sondern als Katalysator für moderne, wissensbasierte Zusammenarbeit.

Langfristig erwartet sich ILF-Gruppe nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch eine neue Arbeitsqualität – mit mehr Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten, weniger Zeitaufwand für Routine und einer offen gelebten digitalen Transformation.

„People do, AI elevates“ – der SOLVION-Ansatz für zukunftsorientierte Arbeit mit KI

SOLVION begleitet Unternehmen mit einem klaren Leitbild: „People do, AI elevates.“

Künstliche Intelligenz soll Menschen nicht ersetzen, sondern sie in ihrer Arbeit stärken, entlasten und inspirieren. Microsoft 365 Copilot ist dabei die ideale Plattform: tief in den Office-Arbeitsalltag integriert, datenschutzkonform, intuitiv und leistungsstark. Besonders in wissensintensiven Umgebungen wie bei ILF zeigt sich: Erfolgreiche KI-Nutzung beginnt nicht bei der Technologie – sondern bei den Menschen.

Die Zusammenarbeit mit Microsoft und SOLVION ermöglichte ILF einen technologisch und kulturell durchdachten Einstieg in den produktiven KI-Einsatz – und damit einen Meilenstein auf dem Weg zur zukunftsfähigen Arbeitsorganisation.

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