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Unified Communication meets Social Enterprise

SharePoint ist für uns die Plattform der Wahl, suchten wir doch nach neuen Formen der Zusammenarbeit, die uns schneller und präziser reagieren lassen. Dazu brauchen wir einen zentralen Ansatz im Bereich Projekt- und Informationsmanagement und neue, intuitiv nutzbare Formen der Kommunikation – und das möglichst aus einem Guss, um die Entstehung neuer Kommunikationsinseln auszuschließen.“
Erich Schuster, CIO Österreichische Lotterien und Casinos Austria

Unified Communication meets Social Enterprise bei Österreichische Lotterien und Casinos Austria

​Der von der IT Anfang 2013 vorgestellte Weg in Richtung Enterprise 2.0 stieß beim Management der Österreichischen Lotterien / Casinos Austria auf offene Ohren. Auch deswegen, weil nicht Trendiges hervorgehoben, sondern die Business-Perspektive betont wurde. Mittlerweile läuft Social Collaboration in der Unternehmensgruppe unter eigenem Logo und Namen: WAVE – und das nicht von ungefähr. Steht er doch dafür, dass Kommunikation sich wellenförmig ausbreitet – über den eigenen Tellerrand hinaus, Themen und Mitarbeiter auf neue Art miteinander verbindend.

Wenn sich Erich Schuster, CIO bei den Österreichischen Lotterien und Casinos Austria, zurückerinnert, was den eigentlichen Anstoß gab, für die Türen in Richtung Social Enterprise aufzustoßen, dann war es sicherlich die enorme E-Mail-Flut, die die Kommunikation im Unternehmen nachhaltig zu diskreditieren drohte: „Schnelles, präzises Kommunizieren, das nicht von der Arbeit abhält, sondern Teil und Motor für die Zusammenarbeit ist, sieht anders aus, das war uns allen klar. Gleichzeitig sahen wir, wie viel wertvolle Zeit im Unternehmen damit zugebracht wurde, nach Dokumenten und Projektprotokollen zu suchen, die in persönlichen Mail-Ordnern vor sich hindämmerten.“

Die Lösung

Die gemeinsam mit Solvion konzipierte Lösung zeichnet sich dadurch aus, dass Kommunikation und Kollaboration in neuer Weise zusammengedacht werden. Jeder Mitarbeiter erhält seinen persönlichen Einstieg in das Kommunikationsportal und kann dieses Cockpit persönlich gestalten. Dieser zentrale Einstiegspunkt (Mybox) liefert den Mitarbeitern alles, was sie zum Arbeiten brauchen – wobei Mail und Kalender nur mehr Informationsbestandteile unter anderen sind, wie eine Aufgabenübersicht, abonnierte Feeds zu Projekten, ein persönliches Skydrive-Laufwerk, ein eigener Feed zu neuen Mitarbeitern oder eine zentrale Suche.

Zur Erhöhung der Usability sind die Angebote auf drei übersichtliche Säulen aufgeteilt: 1) Eine Infobox, in der man die Unternehmensnachrichten findet, die man aus klassischen Intranets kennt. 2) Eine Teambox für die tägliche Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen, wobei die Projektseiten sehr einfach angelegt werden können und wirklich die gesamte Projektkommunikation abdecken; damit auch neue Mitarbeiter, die ins Projekt stoßen, schnell im Bild sind. Und schließlich 3) die Toolbox, über die man zum Beispiel die Genehmigungsprozesse für ein neues Gewinnspiel auf Basis SharePoint-Technologie abbilden und strukturiert abwickeln lassen kann.

Vorteile

  • Self-Service-Projektbereiche
  • feingranulare Newsfeeds
  • Kommunikation und Kollaboration werden nahtlos verbunden
  • Lösung verbindet Themen und MitarbeiterInnen auf neue Art miteinander
  • Erhöhung der Usability

Dazu Klaus Schwaberger, CTO Solvion: „Das Neue an diesem Portal mit seinen Self-Service-Projektbereichen ist, dass wir nicht nur für eine zentrale Ablage sorgen (mit Versionierung und allem, was dazugehört), sondern die Newsfeeds viel granularer, das heißt auf Projektebene, gestalten. Also dort, wo sich die Produktivität eines Unternehmens entscheidet. Damit entlasten wir den E-Mail-Verkehr, weil Dokumente nicht mehr an 10 Personen in cc herumgeschickt werden müssen und stellen gleichzeitig sicher, dass man Feeds auch einfach wieder stornieren kann, wenn man aus einem Projekt aussteigt. Und schließlich fördern wir eine Kultur des aktiven Folgens und nicht mehr eine des passiven Mitlesens.“
Ein Zeichen, dass diese kulturelle Transformation gelingt, ist für Erich Schuster, „wenn der Blick auf die aktuellen Newsfeeds und Konversationen in der Mybox zu einem Ritual wird. Weil es letztendlich nicht nur darum geht, den Austausch von Informationen und Erfahrungen zu fördern, sondern auch darum, über den eigenen Schreibtischrand, Abteilungsrand, Unternehmensrand hinauszuschauen.“ Ein situatives Meeting, das in der Zentrale einfach ist, bedarf zwischen Linz und Bregenz der technologischen Unterstützung. Wichtig für Erich Schuster ist, dass Technologie für Optionen sorgt und nicht für Zwänge: „Mit unserer neuen Lösung, die Kommunikation und Kollaboration nahtlos verbindet, ist es möglich, dass sich zum Beispiel die Gaming-Manager von Linz, Bregenz und Wien auf einer virtuellen Plattform treffen und ihre Erfahrungen austauschen, ohne sich in endlosen Mail-Schleifen zu verstricken. Ob sie das auf der Kollaboration-Plattform tun, im Chat oder als Video-Konferenz ist ihre Entscheidung. Wichtig ist, dass wir mit jeder gelungenen Interaktion als Unternehmen mehr zusammenrücken.“

Microsoft Case Study