Dokumentenmanagement- und Workflow-Systeme unterstützen heute die Prozesse in vielen Unternehmen. Trotzdem hat sich die Vision vom papierlosen Büro – von Experten lange prophezeit - in vielen Bereichen nicht als realisierbar erwiesen. Gesetzliche Verpflichtungen oder ungewöhnliche Dokumentformate erfordern nach wie vor z.B. in Forschung & Entwicklung, Rechnungswesen, Normen und Patente, Produktion oder Service das Arbeiten mit Papierdokumenten. Oft ist es sogar zwingend notwendig die Prozesse von digitalen Dokumenten und von Papierdokumenten parallel zu managen.
Die Auswirkungen sind klar: Lange Such- und Transportwege von Papierdokumenten erschweren und verteuern den Alltag.
Solvion HybDOCU ermöglicht die parallele Verwaltung von digitalen Dokumenten und Papierdokumenten: Durch die Integration von RFID- bzw. Barcode-Technologie in das digitale Dokumentenmanagement eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für die Optimierung der Prozesse rund um Dokumente.
Bestehende bzw. eingehende Papierdokumente werden mit einem RFID-Etikett oder mit einem Barcode-Etikett versehen. Die Verwendung von RFID-Technologie ermöglicht das Erfassen von Dokumenten im Pulk, auch ohne direkten Sichtkontakt und ist daher besonders empfehlenswert, wenn große Stückzahlen an Dokumenten eingelesen werden müssen. Alle zusätzlichen Informationen zum Dokument (z. B. Aktenzahl, Kundennummer etc.) werden über die Metadaten-Funktionalität des Dokumentenmanagementsystems erfasst und gespeichert. Gehen Dokumente an bestimmten Orten (z. B. Poststelle, Abteilung XY, Archiv) ein oder aus, werden sie mit Hilfe eines RFID Readers automatisch ein- bzw. ausgelesen und somit die Bewegung des Dokument erfaßt.
- Zentrale Verwaltung aller Dokumente, die einem Geschäftsfall zugeordnet sind
- Langes, teures Suchen von Papierdokumenten entfällt, da Standortermittlung auf Knopfdruck möglich ist
- Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit
- Vermeidung des Dokumentenverlusts
- Workflows auch für Papierdokumente
Solvion HybDOCU Produktblatt zum Download
(zurück)